7 aanleidingen om te starten met Vendor Rating enquêtes
26 april 2018
Welke contractinformatie moet ik vastleggen over mijn leveranciers?
18 juni 2018
 

Spend Analyse

 
 
 
 

Elke organisatie wil het: inzicht in inkoopuitgaven en waar mogelijk kosten besparen. De meeste organisaties hebben dan ook wel oplossingen of software om inkoopspend overzichtelijk te maken (bijvoorbeeld in een ERP-systeem of Excel-bestand), maar weinig organisaties analyseren hun data om vervolgens inkoopprestaties te optimaliseren of besparingen door te voeren.

De spend analyse van VendorLink biedt organisaties de mogelijkheid om meer te doen met hun spenddata. In deze blog lees je wat de spend analyse is, welke doeleinden een spend analyse kan hebben, welke data je analyseert, wat de resultaten zijn van een spend analyse en geven we een aantal voorbeelden uit de praktijk.

Wat is een spend analyse?

Het verzamelen van data rondom inkoopuitgaven kan een enorme tijdrovende klus zijn. En als je vervolgens ook in kaart wilt brengen wat de besparingsmogelijkheden zijn, dan moet de data eerst opgeschoond, gestructureerd en geanalyseerd worden.  

In een spend analyse worden alle inkoopuitgaven van een organisatie in kaart gebracht en onder de loep genomen. De spend analyse geeft je inzicht in belangrijke zaken zoals:

  • Uitgaven per organisatieonderdeel
  • Uitgaven per inkoopcategorie
  • Uitgaven per leverancier
  • Spend binnen contracten
  • Aantal facturen
  • Leveranciers met grootste inkoopomzet (ABC-analyse)
  • Leveranciers met een hoog inkooprisico of grote invloed op het bedrijfsresultaat (Kraljic Matrix)
  • Beïnvloedbare en niet-beïnvloedbare inkoopvoorwaarden
  • etc.

Met een spend analyse heb je een totaalbeeld van alle inkoopuitgaven, verkrijg je inzicht in mogelijke besparingen, doorzie je risico’s en kun je je compliance verbeteren. Een spend analyse is dus veel meer dan een overzicht van je inkoopspend alleen.

Spend analyse methode

Een spend analyse is een continu proces dat telkens herhaald moet worden. Er zijn diverse methodes, maar globaal worden er vier stappen beschreven:

  • Verzamelen van data door middel van een:
  1. ad hoc bestandsupload;
  2. periodieke automatische koppeling
  3. realtime koppeling.
  • Opschonen van data: bijvoorbeeld het ontdubbelen van data
  • Verrijken en structureren van contractdata: bijvoorbeeld met data uit Contractmanagement en Vendor Management
  • Consumeren van contractdata: aan de hand van rapportages worden de belangrijkste informatie en bevindingen in kaart gebracht

Een spend analyse wordt bij voorkeur periodiek uitgevoerd om een zo compleet en objectief mogelijk beeld te krijgen en op tijd bij te kunnen sturen. Voornamelijk bij overheidsinstanties is dit belangrijk, omdat zij tijdig moeten signaleren of een opdracht Europees aanbesteed moet worden. Als je maar één keer per jaar een spend analyse doet, ontdek je eigenlijk te laat of een bepaald inkooppakket aanbesteed had moeten worden.

Spend Analyse per branche

Voor elke organisatie, publiek of privaat, is het essentieel om aan te kunnen tonen wat je inkoopt, bij wie en voor welk bedrag. Toch heeft elke organisatie en elke branche specifieke redenen of doelen om een spend analyse uit te voeren.

Spend analyse voor gemeenten & onderwijs

Gemeenten en onderwijsinstellingen verplicht om (tenminste jaarlijks) aan te kunnen tonen dat zij rechtmatig inkopen. Het is voor deze organisaties belangrijk om inzichtelijk te kunnen maken wie hun leveranciers zijn, hoeveel er wordt uitgegeven en met welke leveranciers een contract is afgesloten. De spend analyse zorgt ervoor dat overheidsinstellingen geautomatiseerd antwoord kunnen geven op deze vragen.

Spend analyse voor financiële dienstverlening

Financiële instellingen gebruiken de combinatie van de spend analyse en contract management om aan risicomanagement te kunnen doen. Financiële instellingen streven naar een zo hoog mogelijke contract compliance: zij moeten zoveel mogelijk inkopen binnen contracten om beschermd te zijn tegen juridische en economische risico’s. De contracten moeten waterdicht zijn en er moet bijvoorbeeld een exitplan aanwezig zijn voor de contracten die van grote invloed zijn op de bedrijfscontinuïteit en -veiligheid.

In de spend analyse van VendorLink kan inzichtelijk gemaakt worden welke leveranciers belangrijk zijn en welke risico’s het met zich meebrengt.

Spend analyse voor commerciële organisaties

Organisaties die winstgevend zijn, hebben met de spend analyse als voornaamste doel besparingskansen in kaart brengen. Wordt er efficiënt ingekocht? Waarom is een bepaald bedrag uitgegeven aan een leverancier en kunnen we daar niet op besparen? De spend analyse geeft een antwoord op bovenstaande vragen en maakt inzichtelijk hoe een organisatie op de inkoopspend kan besparen.

Acties spend analyse

Zodra de spend analyse uitgevoerd is, is de volgende stap het uitvoeren van de juiste acties om inkoopdoelstellingen na te streven. 6 belangrijke actiepunten die door de inkoopafdeling uitgevoerd kunnen worden na het uitvoeren van een spend analyse zijn:

  1. Processen verbeteren: moeten inkoopprocessen beter gecommuniceerd worden? Moet het contract management proces versneld worden? De spend analyse geeft  je inzicht in mogelijke kansen om processen te verbeteren, waardoor er efficiënter ingekocht kan worden.
  2. Maverick Buying beperken: dankzij de spend analyse ontdek je welke afdeling of personen veel buiten contracten om inkopen en kun je actief aan de slag om maverick buying te beperken.
  3. Besparingen realiseren: de meest voor de hand liggende actie die vloeit uit de spend analyse, is het realiseren van besparingen. Dankzij de data die uit een spend analyse vloeit, ontdek je binnen welke inkoopcategorieën of contracten er besparingskansen liggen waar je voorheen het bestaan nog niet van af wist.
  4. Onderhandelen met (nieuwe) leveranciers: de data uit de spend analyse biedt je handvatten om te kunnen onderhandelen over een nieuw contract of betere prijsafspraken.
  5. Risico’s beperken: ontdek welke leveranciers een hoog inkooprisico hebben of van grote invloed zijn op het bedrijfsresultaat. Met de data kunnen risico’s beperkt worden door bijvoorbeeld te gaan samenwerken met meerdere leveranciers om risico’s te spreiden.
  6. Rechtmatigheid aantonen: de spend analyse is dé oplossing voor overheidsinstanties die moeten kunnen aantonen dat zij rechtmatig inkopen.

Spend analyse software

Om het proces van spend analyse goed te kunnen faciliteren, is een softwareoplossing essentieel. De Spend Analyse in VendorLink beschikt over een groot aanbod aan functionaliteiten die interessant zijn voor elke inkoopafdeling. Naast het uitvoeren van de analyses, kun je ook eenvoudig zelf dashboards creëren. Op deze manier kunnen inkoopdata en KPI’s op een overzichtelijke manier gepresenteerd worden aan collega’s en het management.

Je kunt meerdere dashboards maken voor verschillende doeleinden en geheel naar wens samenstellen. Klik voor meer informatie over onze vendor rating softwareoplossing.

 

Wanneer u op "Accepteren" klikt gaat u akkoord met het gebruik van cookies op deze website. Meer informatie over ons Cookie beleid lees je hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten