Gebruik VendorLink Mail Campagne om efficiënt met je leveranciers te communiceren

Je leveranciers op de hoogte brengen van zaken die spelen in je organisatie, bijv. een procedure wijziging, kan een tijdrovende klus zijn. Zeker wanneer je in de tekst van de e-mail of meegestuurde documenten data wil meesturen van de betreffende leverancier: zoals de bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, etc. Want, wie weet nog hoe je een ‘mail merge’ in Word uitvoert?

Start een Mail Campagne om je leveranciers te informeren

Om bijvoorbeeld procedure wijzigingen in je organisatie naar je leveranciers te communiceren start je in VendorLink een Mail Campagne. Binnen VendorLink krijgt elke mail campagne een eigen naam en koppel je vervolgens de gewenste leveranciers, eventueel bijbehorende contracten en contactpersonen. Deze zijn eenvoudig te selecteren op type contactpersoon. Zo kan je je communicatie boodschap direct op je contactpersoon van je leverancier afstemmen.

Vraag om een ‘leesbevestiging’ om voortgang te volgen

Om er zeker van te zijn dat de mail campagne succesvol is en de inhoud in goede orde is ontvangen, kan je vragen om een ‘leesbevestiging’. Je contactpersoon van de leverancier ontvangt in de mail een verzoek om aan te geven of de mail ‘gelezen’ is. Per verstuurde mail wordt in VendorLink bijgehouden wanneer de mail verstuurd is en wie de mail wanneer heeft bevestigd en wie nog niet.

Stel je mail op en maak gebruik van beschikbare e-mail sjablonen en tokens zoals naam contactpersoon en leverancier

Nadat de juiste doelgroep van leveranciers, contracten en contactpersonen zijn geselecteerd wordt de mail opgesteld. Naast een mail onderwerp kan je de mail tekst opmaken door gebruik te maken van beschikbare e-mail sjablonen en van VendorLink tokens zoals naam contactpersoon, naam leverancier en/of contract. Door gebruik te maken van de tokens in je mail tekst wordt deze automatisch opgebouwd met juiste verwijzing. Op deze wijze wordt de mail persoonlijk en herkenbaar voor de ontvangende partij.

Koppel een bijlage en maak hierbij ook gebruik van beschikbare VendorLink tokens

Bijlagen met nadere toelichting op de mailtekst kunnen worden toegevoegd vanuit een standaard VendorLink Bibliotheek of door deze zelf te uploaden. Ook in deze documenten kan je gebruik maken van de beschikbare VendorLink tokens. De bijlagen kunnen dan als officiële documenten worden voorzien van juiste tenaamstelling, adres gegevens en verwijzingen naar contract namen en contactpersonen.

Doe eerst een Mail Campagne test om zeker te zijn van de juiste mail teksten en bijlagen

Voordat alle e-mails verstuurd naar je leveranciers voer je eerst een test uit naar je eigen e-mailadres. Zo garandeer je dat de mailing met bijlagen met juiste tekst zonder spelfouten en of verkeerd gebruik van VendorLink tokens wordt verstuurd. Ook heb je met deze test een mogelijkheid om het resultaat voor te leggen aan je collega's. Dit alles om een succesvolle Mail Campagne te realiseren.

Verstuur je Mail Campagne aan je leveranciers en volg de voortgang

Nadat je een succesvolle Mail Campagne test hebt uitgevoerd ga je over tot het versturen van de daadwerkelijke mail campagne naar je leveranciers. Nadat de Mail Campagne is verstuurd verschijnt er een overzicht van de verstuurde mails en of deze via de ‘leesbevestiging’ is ontvangen en gelezen. Zo kan je het succes van je mail campagne naar je leveranciers optimaal volgen.

Slim communiceren met je leveranciers met VendorLink Mail Campagne

     Makkelijk je leveranciers in bulk communiceren omtrent organisatie wijzigingen

     Eenvoudig je doelgroep selecteren op leveranciers, contract en contacttype

     Voorkom moeilijke ‘mail-merge’ in Word

     Maak gebruik van slimme tokens om mail persoonlijk en herkenbaar te maken

     Met ‘leesbevestiging’ zie direct wie wel en niet mails hebben gelezen