De Supplier Portal: de belangrijkste voordelen voor jouw organisatie
1197

De Supplier Portal: de belangrijkste voordelen voor jouw organisatie

Grote bedrijven zoals Volvo, IKEA en HP hebben het allemaal: een Supplier Portal. Google maar eens op de term ‘Supplier Portal’ en je ziet honderden zoekresultaten naar boven komen in combinatie met bedrijfsnamen.

Zo verrassend is dat ook niet, want de Supplier Portal heeft veel voordelen voor kleine en grote organisaties. In deze blog lees je meer over de voordelen van een Supplier Portal en ontdek je of deze softwareoplossing ook voor jouw organisatie interessant is.

Wat is de Supplier Portal?

De Supplier Portal is een softwareoplossing die door organisaties gebruikt wordt om bijvoorbeeld documentatie bij leveranciers op te vragen. Leveranciers worden uitgenodigd en krijgen een eigen inlog in de Supplier Portal. Zo kunnen zij zelf de benodigde documenten en gegevens aanleveren.

Zo’n systeem waar informatie over leveranciers wordt opgeslagen, is niet nieuw. Leveranciers en inkopers gebruiken ieder hun eigen systeem of softwarepakket waarin contracten, prijsinformatie en administratie worden bijgehouden.

Het verschil is dat een opdrachtgever en leverancier met een Supplier Portal in hetzelfde systeem samenwerken om zo de overall supply chain performance te verbeteren.

De Supplier Portal kent de volgende voordelen:

1. Je bespaart veel tijd

Een organisatie heeft van elke leverancier gegevens nodig. Denk aan prijslijsten, holdingverklaringen en certificeringen. Het opvragen van deze data gebeurt vaak telefonisch, via e-mail of er moet face-to-face afgesproken worden om bepaalde documenten te overhandigen en te ondertekenen.

Je kunt je voorstellen dat dit proces voor de inkooporganisatie een enorme belasting is.

Met de Supplier Portal kan veel tijd worden bespaard, doordat het opvragen van documentatie voor een groot gedeelte geautomatiseerd gebeurt. De inkoopafdeling voorziet leveranciers van een eigen inlog in de Supplier Portal, zodat zij vervolgens zelf de benodigde documentatie kunnen uploaden.  

2. Meer overzicht

Op zoek naar dat ene contract of wil je de certificeringen van een leverancier controleren? Je hoeft niet langer urenlang je mailbox door te spitten, maar zoekt de benodigde informatie gewoon op in de Supplier Portal.

Alle informatie en documentatie rondom een leverancier is verzameld op één centrale plek, waardoor je direct vindt waar je naar op zoek bent.

3. Altijd up to date data

De Supplier Portal zorgt er ook voor dat je altijd toegang hebt tot de meest recente informatie van een leverancier.

In VendorLink kun je een workflow aan maken, die ervoor zorgt dat een leverancier automatisch een herinnering krijgt wanneer documentatie vernieuwd moet worden. Denk bijvoorbeeld aan het doorvoeren van prijsupdates of het verlengen van een contract. Zo heb je niet alleen meer overzicht, maar ben je er ook van verzekerd dat je altijd inzicht hebt in de meest recente data.

4. De juiste documentatie bij de juiste persoon

De documentatie die aangeleverd wordt in de Supplier Portal, moet gecontroleerd of goedgekeurd worden door verschillende personen. Je hoeft niet langer telefoontjes te plegen, mails te versturen of memo’s achter te laten om ervoor te zorgen dat documentatie geaccepteerd of opgeslagen wordt.

In VendorLink krijgt de verantwoordelijke persoon – of dat nu de klantorganisatie of leverancier is –  direct een melding zodra er een actie voltooid moet worden. Ook kun je binnen het systeem documentatie aan de juiste persoon toewijzen.

5. Samenwerken in een veilige omgeving

Zowel jij als jouw leverancier willen er zeker van zijn dat de documentatie opgeslagen wordt in een veilige omgeving. In VendorLink hebben alleen toegewezen gebruikers van de leverancier of klantorganisatie toegang tot het systeem. Als organisatie maak je een inlog aan voor je leveranciers waarmee ze in VendorLink inloggen en zo gedeelde documentatie kunnen inzien.

Wil je ook de samenwerking met je leveranciers verbeteren? Bekijk onze informatiepagina over de Supplier Portal of neem contact met ons op voor meer informatie.