Waarom de Spend Analyse?
12 april 2018
Contract Management in het Sociaal Domein
17 april 2018
 

Vendor Rating

 
 
 
 

Om leveranciers beter te kunnen controleren op de afspraken die in een contract zijn gemaakt, maken inkoopafdelingen gebruik van vendor rating. Een vendor rating is – zoals de naam al zegt – het proces waarin leveranciers beoordeeld worden op hun prestaties.

In deze blog lees je hoe een vendor rating werkt, op welke indicatoren je leveranciers kunt beoordelen, welke stappen je moet ondernemen, wat de resultaten zijn en geven we een aantal voorbeelden uit de praktijk.

Vendor rating… wat ga ik meten?

Als je start met vendor rating, ga je leveranciers beoordelen op verschillende indicatoren. Zo kan een leverancier beoordeeld worden op kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren. Informatie over prijsafspraken, contracten e.d. kunnen opgehaald worden uit ERP-systemen, de spend analyse of contract management software. Deze informatie zegt iets over in hoeverre de leverancier zijn afspraken nakomt.

Bepaalde factoren kunnen moeilijk uit software gehaald worden, omdat deze gebaseerd zijn op ervaringen en meningen van de medewerkers die met de betreffende leverancier hebben samengewerkt. Deze factoren kun je verzamelen worden door enquêtes te delen met medewerkers in de organisatie. De ervaring leert dat medewerkers prima bereid zijn om mee te werken aan zo’n enquête. Omdat inkopers hun inkoopbeleid en voorkeursleveranciers aanpassen op basis van de resultaten uit de enquêtes, profiteren de medewerkers die uiteindelijk met ingekochte diensten of goederen moeten werken, hier direct van.

In deze enquêtes vraag je medewerkers een leverancier met een cijfer te beoordelen op indicatoren zoals:

  • Levertijd
  • Kwaliteit
  • Reactietijd
  • Communicatie
  • Facturatie
  • Terugnamebeleid

Door deze enquêtes periodiek (bijvoorbeeld per kwartaal) te herhalen, krijg je van elke leverancier een goed beeld over zijn prestaties gedurende het hele jaar.

Vendor rating methode

Ondanks dat elke organisatie haar leveranciers weer beoordeeld op andere factoren, is er wel een stappenplan dat je kunt volgen om vendor rating toe te passen in jouw organisatie.

  1. Stel het doel vast dat je nastreeft met vendor rating. Daarover lees je meer in de alinea ‘Resultaten van vendor rating’.
  2. Gebruik vendor rating software om je vendor ratings op een efficiënte en gestructureerde manier te laten verlopen.
  3. Bepaal welke leveranciers je mee gaat nemen in je vendor rating op basis van bijvoorbeeld de ABC-analyse of Kraljic Matrix.
  4. Bepaal op welke prestaties je leveranciers gaat beoordelen en gebruik objectieve en subjectieve informatiebronnen.

Vendor rating moet periodiek uitgevoerd worden om een zo compleet en objectief mogelijk beeld te krijgen. Veel organisaties kiezen ervoor om bijvoorbeeld elk kwartaal een vendor rating te doen onder hun medewerkers, om aan het einde van het jaar een goed inzicht te krijgen van de prestaties van een specifieke leverancier.

Op basis van deze resultaten worden contractprestaties bijgestuurd, kan er besloten worden om de samenwerking met een leverancier te stoppen of wordt er onderhandeld om tot betere prijs-kwaliteitafspraken te komen.

Bekijk deze vendor rating best practices om vendor rating succesvol te implementeren in jouw organisatie.

Welke leveranciers neem ik mee in mijn vendor rating?

Als je bedenkt dat een gemiddelde organisatie al snel met 500 leveranciers samenwerkt, kun je je wel voorstellen dat het niet haalbaar is om alle leveranciers mee te nemen in een vendor rating.

Voordat je start met vendor rating, maak je een selectie van de leveranciers die je gaat beoordelen. Dit kun je doen op basis van verschillende analyses. De leveranciers die interessant zijn om mee te nemen in een vendor rating zijn bijvoorbeeld:

  • Leveranciers met strategische producten: dit zijn producten die onmisbaar zijn voor jouw organisatie en van grote invloed zijn op het bedrijfsresultaat. Daarnaast kennen deze producten een hoog inkooprisico, wat betekent dat het bijvoorbeeld schaarse producten zijn of ze uit een politiek instabiele regio komen. Omdat deze producten onmisbaar zijn voor de eindproductie van jouw product of dienst, is het essentieel om deze mee te nemen in je vendor rating.
  • Leveranciers die voor een groot percentage van de inkoopomzet zorgen: dit zijn de zogenaamde ‘A-leveranciers’. Idealiter is 20% van de leveranciers verantwoordelijk voor 80% van de inkoopomzet van een organisatie. Net als leveranciers van strategische producten, zijn dit erg belangrijke leveranciers voor jouw organisatie. Met een vendor rating kun je controleren of de kwaliteit voldoende is, de leveranciers zich aan prijsafspraken houden en wat de ervaringen zijn van medewerkers met deze leverancier.

Resultaten van vendor rating

Organisaties streven diverse doeleinden na wanneer zij vendor rating toe passen. Uiteindelijk zorgt het periodiek uitvoeren van een vendor rating voor feedback uit alle organisatieonderdelen en een objectief en compleet beeld van leveranciersprestaties.

Daardoor kunnen de volgende resultaten met vendor rating gerealiseerd worden:

  • Betere communicatie met leveranciers
  • Een betere relatie tussen opdrachtgever en leverancier
  • Een prestatiegerichte opdrachtgever-leverancier cultuur

Het uiteindelijke hoofddoel is voor veel inkoopafdelingen om kosten te besparen en tot betere contractafspraken te komen.

Vendor rating per branche

Ondanks dat vendor rating als proces voor iedere organisatie in principe hetzelfde ingericht wordt, hebben branches verschillende doeleinden om vendor rating in te zetten.

De zorg kenmerkt zich bijvoorbeeld door de grote hoeveelheid medewerkers en de onregelmatige diensten waarin gewerkt wordt. Vendor rating in de zorg wordt ingezet om feedback vanuit alle organisatieonderdelen te verzamelen. Dankzij de enquêtes die in de software van VendorLink kunnen opgesteld en gedeeld worden, geef je medewerkers zo de gelegenheid om feedback te geven op een moment dat het hen uitkomt. Deze feedback geeft inkopers inzicht in hoe leveranciers presteren en of een contract verlengd of juist opgezegd moet worden.  

Daarnaast schrijft de ISO 15189-norm voor dat medische en klinische laboratoria kwaliteitsmanagementsystemen moeten ontwikkelen. Door aan vendor rating te doen, voldoet een zorginstelling op deze manier aan de ISO-norm.

Vendor rating software

Om het proces van vendor rating goed te kunnen faciliteren, is een softwareoplossing essentieel. De vendor rating software van VendorLink biedt je de mogelijkheid om vendor rating periodiek en automatisch uit te voeren. In de software van VendorLink kun je je eigen enquêtes samenstellen die je deelt met medewerkers. Klik voor meer informatie over onze vendor rating softwareoplossing.