Vendor Rating in de zorg – Vendorlink
Factuur efficiëntie
8 maart 2018
Contract management in het onderwijs: Excel of Contract Management Software?
5 april 2018
 

Vendor Rating in de zorg

 
 
 
 

“Hoge respons bij enquêtes over leveranciersprestaties”

Als je als inkoper werkzaam bent bij een grote zorginstelling, weet je als geen ander dat het lastig kan zijn om binnen de organisatie informatie te verzamelen over leveranciers. Je koopt producten en diensten in, sluit contracten af, maar gebruikt het ingekochte product nooit zelf. Hoe weet je dan wat de ervaringen van medewerkers zijn met de producten? En dan is er ook nog die veranderende wet- en regelgeving die zorginstellingen voorschrijft om aan kwaliteitsmetingen te doen…

Vendor rating is dé methode om inzicht te krijgen in leveranciersprestaties en te kunnen voldoen aan kwaliteitsmanagement in de zorg.

In deze blog vertellen we je meer over vendor rating in de zorg en ontdek je hoe vendor rating toegevoegde waarde kan hebben voor jouw inkoopafdeling.

Inzicht in de prestaties van leveranciers

Zorginstanties kenmerken zich door de grote hoeveelheid medewerkers en de onregelmatige diensten die gedraaid worden. Inkopers sluiten misschien wel het contract af en onderhouden het contact met de leverancier, maar ervaren de de ingekochte producten en diensten niet zelf.

Input van de eindgebruikers is cruciaal om de prestaties van leveranciers in kaart te kunnen brengen en om te bepalen of bestaande contracten voldoende aansluiten op de wensen van medewerkers.

Binnen de zorg, zeker in grote organisaties, wordt vendor rating dan ook voornamelijk ingezet om ervaringen van medewerkers met leveranciers te verzamelen.

Periodiek enquêtes uitzetten in de zorg

Inkoopafdelingen in de zorg maken gebruik van enquêtes die periodiek uitgezet worden onder medewerkers. Zo kunnen inkopers een zo waarheidsgetrouw beeld te verzamelen van leveranciersprestaties.

We benadrukken bij onze klanten in de zorg nog eens extra dat het periodiek enquêteren essentieel is. Meningen over leveranciers willen gedurende het jaar nog wel eens verschillen op basis van specifieke ervaring. Je kunt je voorstellen dat een leverancier negatief wordt beoordeeld als er drie dagen na een te late levering een enquête wordt verstuurd. En dat terwijl de leverancier op andere momenten in het jaar bijvoorbeeld altijd op tijd is, goede kwaliteit levert en er aantrekkelijke prijsafspraken zijn.

Hoge respons op enquêtes in de zorg

De ervaring leert dat de bereidheid tot het invullen van enquêtes in de zorg groot is. Een medewerker op een verpleegafdeling weet niet altijd bij wie zij moet zijn als ze een klacht heeft over plastic handschoentjes die plakken. En dat terwijl jij als inkoper wel op de hoogte wil zijn van zo’n ervaring.

Enquêtes dragen bij aan duidelijkere communicatie voor medewerkers als het gaat om het optimaliseren van het inkoopproces.

Door enquêtes als onderdeel van vendor rating periodiek (bijvoorbeeld drie keer per jaar) te delen binnen de organisatie, is het voor alle medewerkers duidelijk dat dit het moment is om ervaringen en klachten over een bepaalde leverancier te delen.

Omdat er in de zorg in ploegendiensten wordt gewerkt, wordt de enquête ook als het meest efficiënte middel ervaren om input te verzamelen. Medewerkers kunnen immers op hun eigen tijd de enquêtevragen beantwoorden, of dat nu tijdens de lunch, einde van de middag of midden in de nacht is.

Het besef dat medewerkers uiteindelijk zelf zullen profiteren van het invullen van de enquête is vaak groot. De resultaten worden immers meegenomen in het bijsturen van een bepaalde leverancier of in het afsluiten van een nieuw contract, waardoor medewerkers uiteindelijk kunnen werken met betere producten.

Vendor rating verplicht volgens wet- en regelgeving

Een andere aanleiding om te starten met vendor rating, is omdat dit een onderdeel is van verplichte wet- en regelgeving. Zo gelden er voor bepaalde organisaties in de zorg ISO-normen of regelgeving die gerelateerd zijn aan inkoop.

De ISO 15189-norm verplicht medische en klinische laboratoria bijvoorbeeld om kwaliteitsmanagementsystemen te ontwikkelen. Als patiënt in een ziekenhuis mag je immers verwachten dat het ziekenhuis voldoet aan bepaalde veiligheidseisen.  

Deze ISO-norm kan ook door derden gebruikt worden om de competentie van een laboratorium te bevestigen of erkennen.

Resultaten van deze metingen moeten jaarlijks aangetoond kunnen worden.

Zo gebruikt het UMCG bijvoorbeeld de vendor rating module van VendorLink als kwaliteitsmanagementsysteem. Eén keer per jaar wordt een enquête onder 300 medewerkers binnen het UMCG verstuurd om prestaties van bepaalde leveranciers te monitoren. Op deze manier voldoet het UMCG aan de ISO 15189-norm.

Vendor rating in de zorg zorgt dus voor:

  • Meer inzicht in de ervaringen van medewerkers met leveranciers
  • Handvatten om leveranciers bij te sturen op contractafspraken
  • Input voor het afsluiten van nieuwe contracten
  • Hogere tevredenheid onder medewerkers
  • Een kwaliteitsmanagementsysteem om te voldoen aan wet- en regelgeving

Ben je inkoper in de zorg en wil je ook starten met vendor rating? Lees hier meer over vendor rating in VendorLink of sluit vandaag nog een free trial af.

 

Wanneer u op "Accepteren" klikt gaat u akkoord met het gebruik van cookies op deze website. Meer informatie over ons Cookie beleid lees je hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten