Vendor Rating – 7 Best Practices – Vendorlink
Rechtmäßigkeit – Halten Sie sich an das Vergaberecht?
13 Oktober 2016

Vendor Rating – Für jede Organisation sind die Leistungen von Lieferanten relevant. Für das eigene Endprodukt ist nicht nur die Qualität der gelieferten Waren und Dienstleistungen ausschlaggebend, sondern auch die Art und Weise der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten. Eine effiziente Zusammenarbeit mit Lieferanten führt zu Kostensenkungen und Qualitätssteigerungen.group

Vendor Rating ermöglicht eine strukturierte Messung und anschließende Bewertung der Leistungen von Lieferanten anhand vorab festgelegter Kriterien mit dem Ziel, diese Leistungen transparent zu machen. Wenn diese Leistungen transparent sind, können Maßnahmen getroffen werden, um etwaige Schwierigkeiten anzugehen.

Obwohl viele Organisationen die Ergebnisse von Vendor Rating begrüßen, kommen sie nicht dazu, Vendor Rating strukturiert auszuführen. Im Folgenden beschreiben wir einige Best Practices, die herangezogen werden können, um Vendor Rating schnell und effektiv in jeder Organisation zu implementieren.

Beste Practice 1: Legen Sie die Zielsetzung von Vendor Rating fest
Die erste Frage lautet: Mit welcher Zielsetzung wird Vendor Rating ausgeführt? Wenn Zielsetzungen festgelegt werden, ist es leichter, in der Organisation Mittel für die Implementierung von Vendor Rating zu beanspruchen. Dabei ist wichtig, die Zielsetzungen innerhalb der Organisation zu kommunizieren, damit die betroffenen Mitarbeiter motiviert an Vendor Rating mitarbeiten.

Vendor Rating kann verschiedene Zielsetzungen haben:

  • Sich ein klares und objektives Bild von der Leistung von Lieferanten machen, das innerhalb der Organisation geteilt werden kann. Auf diese Weise können Entscheidungen auf Grundlage einer Einschätzung getroffen werden, die unternehmensweit kommuniziert wurde.
  • Frühzeitige Signalisierung von Engpässen
  • Motivierung von Lieferanten, ihre Leistungen zu verbessern
  • Erkennung von Tendenzen, so dass Maßnahmen getroffen werden können.
  • Verbreitung von lieferantenspezifischen Erkenntnissen innerhalb der Organisation.
  • Vergleich von Leistungen verschiedener Lieferanten zwecks Lieferantenauswahl.

Da die Organisation eingesetzt wird, um diverse Informationen zu sammeln, kann dieser Zeitpunkt genutzt werden, um auch die Erreichung anderer Ziele anzustreben, an die zuerst gedacht wurde. Um alle Zielsetzungen zu erfassen, kann beispielsweise in der Organisation eine Umfrage unter Stakeholdern durchgeführt werden.

Best Practice 2: Nutzen Sie ein Vendor Rating-Tool.
Obwohl Excel ein hervorragendes Tool ist, um zu starten, kommen Sie schnell an Ihre Grenzen. Es gibt Fälle, in denen Organisationen jedes Halbjahr 200 Excel-Dateien innerhalb der Organisation verschickt und diese Dateien nach ihrer Rücksendung anhand von Makros miteinander verknüpft haben. Ein gewaltiger Kraftakt, der natürlich äußerst ineffizient ist.

Doch es geht auch anders! Mit einer Vendor Rating-Software wie der von VendorLink. Die Software muss die Möglichkeit bieten, eine strukturierte Vendor Rating-Methode zu entwickeln, die sich einfach in regelmäßigen Abständen anwenden lässt und automatisch die Punktzahlen berechnet. Bei der Analyse müssen die Daten auf Gesamt- und Detailebene auf einen Blick erkennbar sein.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Software mit einem Spend Analyse- oder Vendor Management-Tool kompatibel ist. Essenziell ist dabei, dass verfügbare Daten wie Lieferanten, Produktkategorien und Befragte einfach übernommen werden können. Zu guter Letzt sollte die Software leicht zugänglich sein, damit die Software von allen möglichen Arbeitsplätzen aus genutzt werden kann.

Best Practice 3: Wählen Sie Lieferanten mithilfe einer Krajlic- und ABC-Analyse aus.
Natürlich ist bekannt, welche Lieferanten einem Vendor Rating unterzogen werden müssen. Dennoch ist es sinnvoll, einen Blick über die erste getroffene Auswahl hinaus zu wagen. Stellen Sie Kriterien für die Auswahl der Lieferanten auf.

Aber wie wählen Sie die Lieferanten aus? Selbstverständlich muss der Fokus auf die wichtigsten Lieferanten der Organisation – auf die Lieferanten, die maßgeblich zur Leistung der Organisation beitragen – gelegt werden. Um einen Überblick über diese Lieferanten zu bekommen, bietet sich die Ausführung einer Kraljic-Analyse oder ABC-Analyse an.

Die Kraljic-Analyse ist eine Quadrantenanalyse, bei der ermittelt wird, welchen Stellenwert jede Produktkategorie für die Organisation hat und wie hoch das Versorgungsrisiko ist. Ermitteln Sie die Lieferanten, die Waren im strategischen Quadranten (hoher Stellenwert für die Organisation, hohes Versorgungsrisiko) liefern, und nehmen Sie diese in das Vendor Rating-Verfahren auf.

abcEine andere Methode ist die ABC-Analyse. Die ABC-Analyse erstellt eine Rangfolge auf Basis des Umsatzes. Alle großen Lieferanten, die gemeinsam für 80 % des Umsatzes (Kategorie A) verantwortlich sind, sind in das Vendor Rating-Verfahren aufzunehmen.

Die strategischen Lieferanten und die Lieferanten der Kategorie A kommen als Kandidaten für ein regelmäßiges Vendor Rating in Betracht. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, ein Vendor Rating ad hoc durchzuführen, um beispielsweise die Kundenzufriedenheit für Lieferanten zu messen, von denen sich die Organisation möglicherweise trennen möchte.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die regelmäßige Bewertung von etwa 300 Lieferanten machbar ist. Wenn die Zahl nach den Analysen immer noch zu hoch ist, kann eine schnelle Befragung innerhalb der Organisation einen zusätzlichen Filter bieten.

Beste Practice 4: Stellen Sie für jede Lieferantengruppe Leistungskriterien auf
Sie können nicht bei allen Lieferanten denselben Maßstab anlegen. Lieferanten von kritischen Waren werden im Hinblick auf Lieferzuverlässigkeit, Lieferanten von Dienstleistungen im Hinblick auf die Qualität der Dienstleistungserbringung bewertet. Teilen Sie Lieferanten, so dass für jede Gruppe eine Methode entwickelt werden kann, die festlegt, auf welche Weise und anhand welcher Kriterien der Lieferant bewertet wird.

Eine praktische Methode für die Vornahme einer ersten Einteilung von Gruppen ist die Nutzung einer Produktkategorieeinteilung. Lieferanten, die ein gleichartiges Produkt liefern, werden dann auf gleiche Weise bewertet und können dadurch besser miteinander verglichen werden. Viele Spend Analyse-Systeme haben diese Einteilung.

Grob gesagt, ein Vendor Rating wird im Hinblick auf mehrere Kriterien durchgeführt:

  • Lieferzuverlässigkeit – Der Umfang der Zuverlässigkeit der Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung.
  • Preiszuverlässigkeit – Der Umfang der Preisschwankungen der gelieferten Produkte und Dienstleistungen.
  • Vertragsabsprachen – Der Umfang, in dem quantitative Vertragsabsprachen erfüllt werden.
  • Qualität (von Produkt und Service) – Welche Qualität hat das Produkt und der Service des Lieferanten?

Für jede Lieferantengruppe und jedes Kriterium wird ein Gewichtungsfaktor festgelegt. Bei einem Anbieter von Dienstleistungen ist die Lieferzuverlässigkeit irrelevant oder lässt sich kaum messen, die getroffenen Vertragsabsprachen und die Qualität der Dienstleistungserbringung hingegen spielen eine umso wichtigere Rolle.

Best Practice 5: Suchen Sie nach guten Informationsquellen.
Eines der Probleme im Zusammenhang mit einem Vendor Rating besteht darin, gute Informationsquellen zu finden. Sie müssen für jedes Segment die beste Informationsquelle herausfinden.

Lieferzuverlässigkeit und Preiszuverlässigkeit.

Die Lieferzuverlässigkeit lässt sich mittels Analyse der erwarteten und der tatsächlichen Lieferzeiten in ERP-Systemen berechnen. Dafür können verschiedene Methoden entwickelt werden (siehe Blog). Verknüpfungen mit ERP-Systemen sind teuer und anfällig. Darüber hinaus steht um die Erreichbarkeit der ICT-Abteilung häufig eher schlecht. Alternativ können auch einige Mitarbeiter in der Organisation im Wege einer Umfrage zur Lieferzuverlässigkeit von Lieferanten befragt werden. Daneben besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter, die Waren entgegennehmen, für einige Lieferanten ein Auftragsdatum und Lieferdatum notieren. Wenn dies innerhalb eines Monats erfolgt, können bereits nützliche Informationen gesammelt werden.

Vertragsabsprachen

Quantitative und messbare Vertragsabsprachen können zum Zeitpunkt ihrer Registrierung analysiert werden. Durch die Überwachung der Einhaltung einer Vertragsabsprache kann diese in das Vendor Rating einbezogen werden. Legen Sie fest, wer über die Informationen verfügt, und lassen Sie den betreffenden Mitarbeiter regelmäßig ein automatisiertes Formular ausfüllen. Auch Lieferanten selbst sind bereit, diese Informationen regelmäßig zu übermitteln. Beispiel: In dem mit einem SAAS-Lieferanten auf dem Gebiet des Vendor Managements geschlossenen Vertrag ist geregelt, dass das Software-Produkt in der Cloud zu 99% verfügbar ist. Wenn monatlich die tatsächliche Verfügbarkeit geprüft wird, kann diese in das Vendor Rating einbezogen werden. Die Registrierung der Verfügbarkeit kann sogar durch den Lieferanten selbst erfolgen.

Umfragen

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Die beste Methode, um an Informationen zu den Leistungen von Lieferanten zu kommen, ist, einfach die Mitarbeiter zu fragen, die tagtäglich mit Lieferanten Kontakt haben. Die Ausarbeitung und regelmäßige Versendung von Umfragen kann Ihnen einen repräsentativen Eindruck von der Lage vermitteln. Anhand vorab festgelegter Antworten mit bestimmten Werten können Sie für jeden Lieferanten eine Punktzahl ermitteln. Wenn die Fragen themenbezogen gruppiert werden, können sogar Punktzahlen auf höheren Ebenen ermittelt werden. (Siehe Blog). Verpflichten Sie die Befragten, bei einer negativen Punktzahl Kommentare abzugeben, so dass Engpässe auf transparente Weise aufgedeckt werden.

Die Frage, welche Abteilungen und Personen an den Umfragen teilnehmen sollten, kann von Lieferant zu Lieferant variieren. Um herauszufinden, welche Abteilungen die wichtigsten Stakeholder sind, kann auf eine Spend Analyse zurückgegriffen werden. Befragt werden sollten die Kostenstellen oder Geschäftsbereiche, die die Waren oder Dienstleistungen bei dem Lieferanten beschaffen.

Jeder Befragte sollte maximal zu 10 Lieferanten befragt werden, und beschränken Sie die Anzahl der Fragen pro Umfrage oder kombinieren Sie mehrere Lieferanten in einer Umfrage. Das Unternehmen ist zwar bereit, in Vendor Rating zu investieren, ist jedoch bei einer großen Anzahl von Umfragen und dort gestellten Fragen schnell entmutigt. Eine geringe Anzahl von kurz und bündigen Fragen erhöht die Teilnahmequote.

Best Practice 6: Wiederholen Sie das Vendor Rating und teilen Sie die Ergebnisse.
Das Vendor Rating muss regelmäßig durchgeführt werden. Dies kann jährlich, quartalsweise oder sogar monatlich erfolgen. Durch eine sorgfältige Festlegung von Methoden lässt sich die Durchführung ganz einfach wiederholen. Erwarten Sie nicht, dass alle Befragten oder andere Quellen gleich beim ersten Mal reagieren. Wenn Ergebnisse in der Organisation geteilt werden, steigt die Motivation, daran teilzunehmen. Die Ergebnisse müssen auch mit den Lieferanten selbst geteilt werden, damit diese erfahren, welchen Eindruck ihre Kunden von ihnen haben.

Best Practice 7: Verbessern Sie Ergebnisse durch Normung.

Vvrresultsendor Rating hat den Zweck, sich einen Eindruck von der Leistung von Lieferanten zu verschaffen. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um die Zielsetzungen, die die Organisation aufgestellt hat, zu erreichen. Durch die Aufstellung einer Mindestnorm kann der Fokus auf diejenigen Lieferanten gelegt werden, die die Norm unterschreiten. Laden Sie alle Lieferanten ein, die die Norm unterschreiten, besprechen Sie die Schwierigkeiten und erarbeiten Sie einen Verbesserungsplan. Nutzen Sie die Ergebnisse vor allem als Grundlage für ein offenes Gespräch, statt sich sofort ein Urteil zu bilden. Der betreffende Lieferant hat möglicherweise eine Erklärung für die Ergebnisse haben.

 

 

 

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