Vendor Rating - 7 Best Practices
Maak in 2018 een vliegende start met contractplanning
23 januari 2018
Rechtmatigheid – Voldoet jouw organisatie aan de aanbestedingsregels?
31 januari 2018
 

Vendor Rating - 7 Best Practices

 
 
 
 

Een efficiënte samenwerking met leveranciers leidt tot lagere kosten en een hogere kwaliteit.

Voor elke organisatie is het dan ook essentieel om de prestaties van leveranciers te beoordelen. Niet alleen de kwaliteit van de geleverde goederen en diensten is bepalend voor het eigen eindproduct, maar ook de wijze waarop er wordt samengewerkt met de leverancier.

Het gestructureerd meten en beoordelen van leveranciersprestaties wordt ook wel vendor rating genoemd. Vooraf worden zogenaamde prestatiecriteria bepaald waarop leveranciers beoordeeld worden. Wanneer de prestaties inzichtelijk zijn, kunnen acties ondernomen worden om eventuele knelpunten te verhelpen.

Hoewel veel organisaties weten dat vendor rating interessante inzichten biedt, zijn er maar weinig die vendor rating echt gestructureerd uitvoeren.

Wil je vendor rating snel en effectief implementeren in jouw organisatie? In deze blog delen we een aantal best practices die jou op weg helpen!

1. Bepaal de doelstelling van vendor rating

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is: ‘Met welke doelstelling gaan we vendor rating uitvoeren?’ Dat kunnen er verschillende zijn:

  1. Een eenduidig en objectief beeld van leveranciersprestaties dat gedeeld kan worden met de organisatie. Hierdoor kunnen er beslissingen genomen op basis van een organisatiebreed gedragen beeld.
  2. Vroegtijdig knelpunten signaleren
  3. Leveranciers stimuleren om betere prestaties te leveren
  4. Trends herkennen zodat maatregelen genomen kunnen worden
  5. Prestaties van verschillende leveranciers vergelijken om in het vervolg de juiste leverancier te kunnen selecteren

Wanneer doelstellingen gedefinieerd worden, is het makkelijker om meer draagkracht te krijgen in de organisatie voor het implementeren van vendor rating. Je kunt zo makkelijk aantonen welke problemen er opgelost kunnen worden door continu vendor rating uit te voeren en mensen motiveren die aan de vendor rating mee gaan werken.

2. Gebruik een vendor rating tool

Hoewel Excel een prima programma is om met vendor rating te starten, zul je al snel tegen beperkingen aanlopen. Er zijn cases bekend waarbij een organisatie elk half jaar 200 Excel-sheets rondstuurde in de organisatie en na retournering deze sheets met macro’s aan elkaar knoopte. Good effort, maar totaal niet efficiënt natuurlijk.

Je kunt het beste werken met vendor rating software waarmee je gestructureerd vendor rating op kunt zetten, vendor rating periodiek uit kunt voeren en ook automatisch scores kunt berekenen.

Kies voor vendor rating software die een integratie heeft met een spend analyse- of vendor management tool. Zo zijn belangrijke gegevens zoals leveranciers, productcategorieën en prijsinformatie makkelijk over te nemen. Werk je met meerdere mensen vanaf verschillende locaties in de vendor rating software? Kies dan voor een cloudoplossing, zodat de software overal makkelijk toegankelijk is.

3. Selecteer leveranciers met behulp van een Kraljic en ABC-analyse

Het is een enorme klus om al je leveranciers periodiek te beoordelen. In de praktijk blijkt dat het periodiek beoordelen van +/- 300 leveranciers behapbaar is en is het dus voor de hand liggend dat je de belangrijkste leveranciers opneemt in de vendor rating procedure.

De Kraljic Matrix en ABC-analyse helpen je om de belangrijkste leveranciers in kaart te brengen en zo een goede leveranciersselectie te maken voor jouw vendor rating.

Kraljic Analyse

Met de Kraljic Analyse wordt in een matrix weergeven hoe hoog het inkooprisico van een leverancier is en hoe belangrijk een leverancier is voor het bedrijfsresultaat.
Het is aan te raden om de leveranciers die ingedeeld worden in het strategische kwadrant (producten/diensten met een hoog inkooprisico en grote invloed op het bedrijfsresultaat), op te nemen in de vendor rating procedure. Omdat deze leveranciers zowel een hoog risico als grote invloed met zich meenemen, wil je hun prestaties continu onder de loep nemen om zo tussentijds bij te kunnen sturen.

ABC-analyse

Een andere methode om een leveranciersselectie te maken voor vendor rating, is de ABC-analyse. In de ABC-analyse worden leveranciers ingedeeld op basis van omzet. Alle grote leveranciers zijn samen verantwoordelijk voor 80% van de omzet. Dit zijn de A-leveranciers en vormen idealiter 20% van het totaal aantal leveranciers.

Net als de leveranciers in het strategische kwadrant, zijn ook de A-leveranciers van groot belang voor een organisatie. Ook deze zouden opgenomen moeten worden in de periodieke vendor rating.

4. Bepaal prestatiecriteria per leveranciersgroep

Elke organisatie heeft te maken met een breed scala aan verschillende leveranciers.  Niet alle leveranciers kunnen dan ook langs dezelfde meetlat gelegd worden. Leveranciers van kritieke goederen worden beoordeeld op leverbetrouwbaarheid, terwijl leveranciers van diensten beoordeeld worden op kwaliteit van de dienstverlening.

Het is daarom aan te raden om leveranciers in groepen in te delen, zodat je per groep een methode kunt ontwikkelen die bepaalt op welke criteria de groep beoordeeld wordt.

Een handige methode om een eerste indeling te maken, is door gebruik te maken van een productcategorie indeling. Leveranciers die een soortgelijk product leveren, worden dan op dezelfde wijze beoordeeld en kunnen daardoor beter met elkaar vergeleken worden. Veel Spend Analyse systemen maken gebruik van deze indeling.  

Een aantal criteria die gebruikt wordt in vendor rating is:

  • Leverbetrouwbaarheid: is de levering van het product of dienst op tijd?
  • Prijsbetrouwbaarheid: in welke mate fluctueerde de prijs van de geleverde producten en diensten?
  • Contractafspraken: worden de kwantitatieve contractafspraken nagekomen?
  • Kwaliteit: wat is de kwaliteit van de geleverde producten of diensten?

5. Zoek de juiste informatiebronnen

Als je bepaald hebt op basis van welke criteria je je leveranciers gaat beoordelen, is de volgende stap het verzamelen van informatie.

Bij vendor rating krijg je te maken met twee vormen van informatie:

  • Objectieve informatie: feitelijke gegevens over prestaties van leveranciers.
  • Subjectieve informatie: meningen van medewerkers over de samenwerking met leveranciers.

Objectieve informatie

Onder objectieve informatie verstaan we onder andere de leverbetrouwbaarheid, prijsbetrouwbaarheid en de mate waarin contractafspraken zijn nagekomen.

Deze informatie wordt uit ERP- en contractmanagementsystemen gehaald. Door verwachte en gerealiseerde levertijden in ERP-systemen te analyseren, kan de leverbetrouwbaarheid worden berekend.

Daarnaast kun je ook vragen of medewerkers die goederen in ontvangst nemen een orderdatum en leverdatum per leverancier willen noteren. Wanneer dit een maand wordt gedaan, kan het al zinnige informatie opleveren.

Kwantitatieve en meetbare contractafspraken kunnen worden geanalyseerd wanneer deze geregistreerd worden. Door de realisatie van een bepaalde contractafspraak bij te houden, kan deze worden meegenomen in vendor rating.

Bepaal wie er over de informatie beschikt en laat de persoon dit periodiek via een geautomatiseerd formulier invullen.

In de meeste gevallen zijn ook leveranciers bereid om deze informatie periodiek aan te leveren.

Met leveranciers van internet-, cloud- en softwarediensten maak je vaak afspraken over de beschikbaarheid van de diensten. In het contract staat bijvoorbeeld dat de dienst op jaarbasis minimaal 99% beschikbaar moet zijn. Wanneer maandelijks wordt bijgehouden wat de werkelijke beschikbaarheid is, kan dit worden meegenomen in de vendor rating.

Subjectieve informatie

De beste manier om aan informatie te komen over de prestaties van leveranciers, is door het te vragen aan medewerkers die het contact onderhouden met leveranciers.

Door enquêtes op te stellen en deze periodiek te versturen, kan een goed beeld verkregen worden van leveranciersprestaties.  Je kunt het beste werken met voorgedefinieerde antwoorden met waarden (bijv. een score van 1-5), zodat per leverancier een score kan worden berekend.

Om knelpunten goed in beeld te krijgen, kun je het de respondent verplichten om bij een negatieve score een opmerking te plaatsen.

Per leverancier zijn verschillende personen of afdelingen interessant om de enquête in te vullen. Maak gebruik van een spend analyse om erachter te komen welke afdelingen de voornaamste stakeholders zijn.

We raden je aan om zowel het aantal te beoordelen leveranciers als het aantal vragen in de enquête te beperken, zodat een medewerker niet ontmoedigt raakt. Een klein aantal korte en bondige vragen vergroot de respons op jouw enquêtes.

6. Voer vendor rating periodiek uit en deel de resultaten

Om echt een goed beeld te krijgen van de prestaties van jouw leveranciers, moet vendor rating periodiek uitgevoerd worden. Dit kan jaarlijks, per kwartaal of zelfs maandelijks. Door methodes eenmalig goed vast te leggen, wordt het steeds makkelijker om de vendor rating procedure periodiek te herhalen.

Wanneer resultaten gedeeld worden in de organisatie, zul je merken dat medewerkers steeds gemotiveerder raken om deel te nemen aan de enquêtes. Ook moeten resultaten uiteraard gedeeld worden met de leverancier zelf om zo prestaties continu te kunnen verbeteren. Nodig leveranciers uit die onder de norm scoren en bespreek te knelpunten. Samen kun je een plan van aanpak opstellen om de prestaties te verbeteren. Gebruik de resultaten vooral als startpunt voor een discussie in plaats van direct een oordeel te vormen.

7. Verbeter resultaten door normstelling.

Vvrresultsendor Rating wordt uitgevoerd om de prestatie van leveranciers in beeld te krijgen. Gebruik de verkregen inzichten om de doelstellingen die de organisatie heeft gesteld te realiseren. Door een minimum norm te stellen kan de focus worden gelegd op leveranciers die onder de norm scoren. Nodig alle leveranciers uit die onder norm scoren en bespreek de knelpunten en stel
een plan op deze te verbeteren. Gebruik de resultaten vooral als startpunt voor een discussie in plaats van direct een oordeel te vormen. De leverancier zal een ook een beleving en wellicht een verklaring hebben bij de resultaten.

Wil je ook inzicht in de prestaties van jouw leveranciers? Start dan met vendor rating! Sluit vandaag nog een free trial af en ga direct aan de slag met het beoordelen van je leveranciers.

 

Wanneer u op "Accepteren" klikt gaat u akkoord met het gebruik van cookies op deze website. Meer informatie over ons Cookie beleid lees je hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten