Stel leveranciersrisico’s vast en zorg voor een hogere compliance

Het vaststellen van leveranciersrisico’s is een steeds belangrijker onderdeel van inkoop geworden. Het verkrijgen van inzicht in inkooprisico’s kennen we al langere tijd als de Kraljic analyse op inkooppakket niveau. De laatste jaren is de focus steeds meer verschoven naar het moeten monitoren van risico’s op leveranciersniveau om te kunnen voldoen aan de verwachting van toezichthouders en andere auditors. Binnen VendorLink hebben we hiervoor verschillende slimme functionaliteiten samengebracht onder Risk Management.

Classificeer je leveranciers om hun invloed te bepalen

Alle leveranciers ondersteunen de dienstverlening van jouw organisatie, maar welke invloed heeft dit op de dienstverlening naar je klanten? Om te kunnen bepalen welk risico je loopt bij een bepaalde leverancier moet je deze dienst intern classificeren. Door het opstellen van interne vragenlijsten kun je op een uniforme manier de classificatie van de leverancier bepalen en vastleggen in VendorLink.

Nodig je leveranciers uit om deel te nemen aan een Risk Assessment

Een interne classificatie van je leverancier en dienst is vaak niet afdoende voor toezichthouders en auditors. Om de risico’s die je als organisatie loopt bij leveranciers goed te kunnen toetsen moet de leverancier ook vragen beantwoorden omtrent interne processen en door de leverancier getroffen maatregelen. Dit noemen we ook wel een Risk Assessment. Je kunt in VendorLink verschillende typen vragenlijsten opstellen op basis van de clasificaties en je leverancier deze laten beantwoorden in de Supplier Portal.  

Bepaal intern het ‘rest-risico’ per leverancier en borg de maatregelen

Op basis van de antwoorden van je leverancier kun je als organisatie goed inschatten of deze voldoet aan de verwachtingen en eisen van jouw organisatie. De verschillende onderwerpen waar je vragen over gesteld worden in VendorLink vertaald naar scores op het gebied van 'impact' en 'kans'. Een combinatie van deze twee elementen zorgt voor een automatisch berekend ‘rest-risico’. Een hoog rest-risico wil zeggen dat, ondanks de door de leverancier gegeven antwoorden, er nog altijd een vergroot risico is dat er iets mis kan gaan. Deze rest-risico’s kun je mitigeren door interne en externe taken op een VendorLink Planboard te plaatsen. Deze taken worden gedurende de samenwerking met de leverancier uitgevoerd. Op deze wijze worden rest-risico's tot een minimum gereduceerd.

Werk met workflows om interne processen te borgen

Binnen de Risk Management functionaliteit van VendorLink werken we met slimme workflows om de ingevulde informatie te toetsen. Door het gebruik van workflows borg je dat de juiste mensen binnen de organisatie de ingevulde informatie toetsen voordat dit in het leveranciersdossier zal worden opgeslagen.

Meet en monitor de financiële gezondheid van leveranciers

Het monitoren van risico’s gaat niet alleen over interne risico classificaties van de leverancier. Het gaat ook over de financiële gezondheid van een leverancier. Het monitoren van dergelijke risico’s kan het beste middels zogenaamde financiële ratio’s. Deze ratio’s geven scores weer over onderlinge verbanden tussen financiële gegevens zoals winsten, omzet en de balans. In VendorLink kun je deze zelf invullen of laten voeden door externe kredietbeoordelaars zoal Annual Insight en Graydon.