De organisatie is actief in de financiële sector en valt daarmee ook onder de financiële wet- en regelgeving die binnen deze sector geldt.

De afdeling Procurement valt binnen Van Lanschot Kempen onder ‘Service Center Inkoop Contract Management & Facilities’. De afdeling bestaat uit twee inkopers, vijf contractmanagers en één manager contractmanagement die samen 6,5 FTE vervullen.

Peggy Klingers is manager contractmanagement en stuurt haar team van vijf contractmanagers aan. Dagelijks gebruiken zij en haar team VendorLink om de inkoopspend te kunnen analyseren, inzicht te krijgen in contracten en te voldoen aan wet- en regelgeving.

VendorLink organisatiebreed uitrollen

Peggy vertelt: ‘Wij zijn in 2015 gestart met de implementatie van VendorLink. Op dat moment maakten we gebruik van een ander systeem, maar dat sloot niet geheel aan op onze wens om vendor management organisatiebreed uit te rollen.’

Daarnaast had de procurement afdeling van Van Lanschot Kempen er behoefte aan om:

• Contracten organisatiebreed inzichtelijk en toegankelijk te maken
• Terug te kunnen leiden wie verantwoordelijk is voor welk contract
• De contract compliance te meten en te verhogen
• Een ABC-analyse te kunnen maken
• Inkoopuitgaven te kunnen verantwoorden aan de DNB, EBA en NRA
• Beter aan risicomanagement te kunnen doen

Omdat Van Lanschot Kempen businessgedreven inkoopt, is een overzicht in de spend en contracten essentieel. Peggy: ‘Als je een contract afsluit met een leverancier, komt dat vaak pas weer boven water wanneer daar aanleiding toe is of bijna afloopt. We hadden een grote wens om onze contracten voor alle betrokkenen goed toegankelijk te maken. Dankzij VendorLink kunnen we contracten makkelijker controleren en krijgen we een automatische herinnering als een contract afloopt.’

 

Implementatie VendorLink

Peggy was zelf betrokken bij het implementatietraject van de nieuwe software. ‘De overstap naar een nieuw systeem is altijd spannend,’ vertelt Peggy. ‘Als je overstapt van het ene systeem naar het andere systeem, verlies je ook altijd wat. We waren vertrouwd met het oude systeem en moesten ineens met een nieuw systeem en nieuwe dashboards werken. Bepaalde informatie, zoals onze contractnummers, zagen we in eerste instantie niet meer terug in VendorLink. Gelukkig hebben we in samenwerking met VendorLink alle nummers uit onze oude systeem kunnen halen en deze geïmporteerd in ons nieuwe systeem.’

Gebruik van VendorLink in de organisatie

In VendorLink maakt Van Lanschot Kempen gebruik van zowel de Spend, Contracten en Vendor Rating functionaliteiten. ‘VendorLink is een enorm gebruiksvriendelijk en overzichtelijk systeem. Ik ben zelf nogal visueel ingesteld en VendorLink scoort hoog op visueel vlak. Zo kan ik bijvoorbeeld voor elk contract aan de hand van groene bolletjes zien of we compliant zijn,’ vertelt Peggy.

Daarnaast kunnen de contractmanagers contracten oproepen waar ze zelf verantwoordelijk voor zijn. Peggy: ‘Omdat dat nog niet altijd gebeurt, draaien wij rapportages voor ze uit, wat gelukkig heel makkelijk is in VendorLink. Ik kan selecteren op een aantal velden zoals soort contract of vervaldatum en kan zien of er een exitplan aanwezig is. Deze rapportages bieden ons direct inzicht in welke acties er ondernomen moeten worden.’

Van Lanschot Kempen geeft ook veel interne presentaties over VendorLink. ‘Dat doen we omdat we willen dat iedereen het systeem raadpleegt,’ vertelt Peggy. ‘We kunnen binnen de modules werken met gebruikersprofielen waardoor we iedere medewerker bepaalde rechten kunnen geven. Zo kunnen we ervoor zorgen dat medewerkers alleen datgene zien waar zij rechten voor hebben of behoefte aan hebben.’

Starten met de Supplier Portal

Op dit moment bevindt Van Lanschot Kempen zich in de implementatiefase van de Supplier Portal onderdeel van het Linked plan.

Aan de hand van interviews en gesprekken worden de wensen van Van Kempen Lanschot voor de Supplier Portal door VendorLink in kaart gebracht. ‘Op deze manier kunnen we goed aangeven wat we willen doen met de Supplier Portal en laat VendorLink vervolgens direct zien hoe we dat zouden moeten aanleveren,’ vertelt Peggy.

Beter risicomanagement dankzij VendorLink

Na de bankencrisis zijn er veel meer voorschriften op het gebied van wet- en regelgeving gekomen in de financiële sector. Financiële instellingen worden getoetst op risicomanagement en zijn verplicht om aan te kunnen tonen of en welke exitstrategie er voor elk contract aanwezig is.

‘Begin dit jaar hebben we met VendorLink om tafel gezeten om te bespreken hoe wij het systeem gebruiken, wat ons bezighoudt en wat er op de agenda staat,’ vertelt Peggy. ‘We houden ons nu vooral veel bezig met de veranderende wet- en regelgeving, monitoring en rapportages. Het is voor ons dan ook heel fijn dat dit nu in VendorLink gefaciliteerd wordt.’

‘Dankzij de duidelijke rapportagevelden in VendorLink kunnen we per contract aantonen hoe we aan risicomanagement doen.’

 

Van Lanschot Kempen kan voor elk contract aangeven of:

• er een risk assessment is
• dit contract in scope is bij De Nederlandse Bank
• er een exitplan, exitparagraaf en exitstrategie aanwezig zijn

Dit zijn rapportagevelden die de organisatie nu heel makkelijk inzichtelijk kan maken als zij getoetst wordt. ‘Natuurlijk zijn deze velden niet voor alle contracten even belangrijk,’ legt Peggy uit. ‘Maar zeker bij grote SaaS of outsourcing-contracten moeten onze klanten erop kunnen rekenen dat we gedegen inkopen en risico’s monitoren en minimaliseren.’

Deze rapportagevelden wil Van Lanschot Kempen straks ook graag in de Supplier Portal proberen te realiseren. ‘Als je een leverancier betrekt bij je inkoopproces, is het natuurlijk ook goed om inzicht te bieden in deze documentatie. Daarnaast willen we voor onszelf standaard taken inrichten, waarbij we duidelijk kunnen zien welke documentatie jaarlijks opgevraagd of welk onderdeel van het contract getoetst moet worden.’

Resultaten & samenwerking VendorLink

‘Nu we VendorLink gebruiken, hebben we meer zicht op het vervallen van contracten en wie er intern verantwoordelijk is voor het contract. Doordat Spend en Contracten goed gekoppeld zijn, kunnen we contract compliance meten en streven naar een zo hoog mogelijke compliance, wat we voorheen niet inzichtelijk konden maken,’ vertelt Peggy.

‘Het mooie van VendorLink vind ik dat het een breed inzetbaar systeem is voor alle typen klanten. VendorLink zet zich niet enkel neer als een overheids- of gemeentetool maar biedt functionaliteiten die interessant zijn voor elk type organisatie. Zo zitten we regelmatig met VendorLink en andere klanten om tafel om te bespreken wat ons bezighoudt en hoe VendorLink ons daarin kan faciliteren. Het systeem komt daarnaast zeer regelmatig met nieuwe releases waarin specifieke wensen van klanten meegenomen worden. Het is een gedreven club die ons goed helpt.’

 

 

Download dit artikel in .pdf formaat