Contracteren van zorgaanbieders in tijden van COVID-19
Doordat een groot aantal van de overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders in 2020 afliep, moest het Servicebureau Jeugdhulp Haagladen nieuwe overeenkomsten afsluiten voor de komende jaren. Door de enorme werklast wat dit met zich mee brengt en de Covid-19 maatregelen, heeft het Servicebureau de wens geuit om dit zoveel mogelijk digitaal te laten verlopen.
Ed vertelt: ‘ Elke gegunde zorgaanbieder zou 12 te tekenen overeenkomsten ontvangen. Bij een inschrijving van 200 zorgaanbieders kwamen wij dus uit op 2400 te ondertekenen overeenkomsten. Een gigantische opgave wat bijna alleen maar digitaal kan plaatsvinden in de huidige COVID-19 periode. Hiervoor hebben wij VendorLink om hulp gevraagd met hun VendorLink E-Signing applicatie. Het doel van dit project was dan ook om alle gegunde zorgaanbieders de overeenkomsten digitaal via de VendorLink E-Signing te ondertekenen.
Na de publicatie hebben er ca 185 aanbieders zich aangemeld voor de gunning. Deze aanbieders heeft VendorLink allemaal via de Audit gevraagd om hun gegevens te controleren; juiste bedrijfsnaam, naam van de tekenbevoegde inclusief e-mail en Kamer van Koophandel nummer. Deze informatie zou VendorLink dan verwerken in de overeenkomsten.
Nadat er door het inkoopteam van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is besloten welke zorgaanbieders gegund waren en welke niet, heeft VendorLink alle overeenkomsten opgemaakt inclusief de juiste tekenbevoegde met naam en functie. Nadat de Stand stil periode voorbij was, zijn alle overeenkomsten door VendorLink uitgestuurd.
Door constant te monitoren op de te tekenen overeenkomsten door zowel Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden als VendorLink, zijn alle 1850 overeenkomsten binnen een week digitaal ondertekend.

Om dit resultaat te behalen heeft VendorLink veel werk gestoken in de communicatie, denk hierbij aan: uitleg video’s handleidingen en een eigen supportpagina voor hulp en beantwoorden van de meest gestelde vragen.
We zijn erg blij dat het proces van ondertekenen via VendorLink digitaal (E-Signing) is uitgevoerd. Ook zonder Covid-19 was dit een nagenoeg onmogelijke opgave om dit in 7 dagen te realiseren op de “ouderwetse” wijze van een natte (tweezijdig) ondertekening. Met behulp van Vendorlink is dit proces vlot en soepel verlopen.

Download dit artikel in .pdf formaat