Legitimitet – Uppfyller ni upphandlingsreglerna? – Vendorlink

Legitimitet – Uppfyller ni upphandlingsreglerna?

Vendor Rating – 7 Best practices
3 mars 2016
Resultaten från Vendor Rating
25 november 2016

Legitimitet
Legitimitet är en viktig aspekt för centrala och lokala myndigheter. Eftersom VendorLink har ett stort antal kunder inom denna sektor är legitimitet en viktig aspekt även för VendorLink. I samarbete med några kunder inom lokala myndigheter har VendorLink utvecklat en modul som kan beräkna graden av legitimitet för inköp. Ett fint exempel på hur samarbetet mellan olika organisationer kan leda till en generisk lösning som kan gynna alla VendorLinks kunder. I denna blogg beskrivs vilka utgångspunkter som används i analysen, vad som behövs för att kunna börja använda analysen och vad resultatet är.

Analys
Grundregeln för legitimitetsanalysen är att en varugrupp (CPV-kod) måste upphandlas när inköpsvolymen, under en viss tidsperiod, är högre än tröskelvärdet för europeiska upphandlingar. När upphandlingen är avklarad ingås ett avtal med den leverantör som tilldelats upphandlingsavtalet. Vid den slutliga analysen tittar VendorLink på utgifter inom en varugrupp och i vilken utsträckning dessa har spenderats inom ramen för upphandlingsavtalet. Utgifter inom avtalet är legitima utgifter, andra utgifter faller utanför ramen för legitimitet. Genom att göra detta strukturerat kan legitimiteten för hela organisationen beräknas*. Dessutom får man på detta sätt en utmärkt insikt i organisationens inköpsutgifter, som till exempel hur stora utgifterna är per inköpskategori.

*Det finns många varianter och undantag på ovan beskrivna grundregel som man kan ta hänsyn till men de tas inte upp i denna blogg.

Villkor för implementering
För att kunna använda legitimitetsanalysen i VendorLink måste ett antal saker vara i ordning. En implementerad Spend Management-miljö med en indelning i utgifter för varugrupper är naturligtvis grunden för analysen. Grundregeln är ju att en varugrupp ska upphandlas och att en leverantör tilldelas upphandlingsavtalet.

Därutöver är det viktigt att alla avtal registreras i ett contract management-system. Man måste då dokumentera vilken procedur man följt. Genom att koppla samman utgifter med avtal kan VendorLink analysera om den erforderliga proceduren (på grundval av inköpsförväntningarna) överensstämmer med proceduren som följts (avtalet).

Resultat
Man kan urskilja två viktiga resultat i legitimitetsanalysen.

1. Legitimitetsanalys som nyckeltal (KPI, key performance indicator) och legitimitet uttryckt som volym och som procenttal på organisationsnivå, per varugrupp, per leverantör.
2. Legitimitetsanalys som utgångspunkt – hos vilka varugrupper eller leverantörer finns problemen, vilka procedurer måste startas och vilka ”quick wins” finns.

En medarbetare i en organisation som använder VendorLink meddelade nyligen: ”Vi har 99,8 % legitimitet. Jag har insikt i utgifterna i vår organisation via ett verktyg som varje dag loggar in
på vårt bokföringsprogram och administrationen avseende fordringsägare. Det medför att jag vid behov dagligen kan utföra en spendanalys.”

 

Genom att klicka på "Acceptera" anger du att du godkänner användningen av cookies på den här webbplatsen. Mer information om vår cookie policy finns här hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten