Rechtmäßigkeit – Halten Sie sich an das Vergaberecht? – Vendorlink

Rechtmäßigkeit – Halten Sie sich an das Vergaberecht?

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Rechtmäßigkeit
Rechtmäßigkeit ist ein Thema, das Organisationen sowohl in zentralen als auch dezentralen Funktionsbereichen beschäftigt. Da VendorLink zahlreiche Kunden in diesem Sektor hat, ist Rechtmäßigkeit auch für VendorLink ein wichtiges Thema. In Zusammenarbeit mit drei Kunden aus einem dezentralen Funktionsbereich hat VendorLink ein Modul entwickelt, mit dem errechnet werden kann, inwieweit der Einkauf rechtmäßig beschafft. Ein tolles Beispiel dafür, wie eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Organisationen zu einer generellen Lösung führen kann, von der alle Kunden von VendorLink profitieren können. Dieser Blog beschreibt, wie die Ausgangspunkte der Analyse aussehen, was erforderlich ist, um diese Analyse durchzuführen, und wie das Ergebnis aussieht.

Analyse
Die Grundregel für die Rechtmäßigkeitsanalyse lautet: Ein Einkaufspaket (CPV-Code) muss ausgeschrieben werden, wenn das Einkaufsvolumen über einen bestimmten Zeitraum den Schwellenwert für EU-weite Ausschreibungen überschreitet. Im Falle einer Ausschreibung wird ein Vertrag mit dem Lieferanten geschlossen, der den Zuschlag erhalten hat. Bei der letztendlichen Analyse betrachtet VendorLink zum einen die Ausgaben innerhalb eines Einkaufspakets und zum anderen, inwieweit diese innerhalb des ausgeschriebenen Vertrags getätigt wurden. Ausgaben innerhalb des Vertrags sind rechtmäßige Ausgaben, alle anderen Ausgaben sind nicht davon gedeckt. Durch diese strukturelle Betrachtung kann die Rechtmäßigkeit für die gesamte Organisation berechnet werden*. Darüber hinaus ermöglicht diese Betrachtung einen detaillierten Überblick über die Beschaffungsausgaben der Organisation, wie etwa die Höhe der Ausgaben für jede Einkaufskategorie.

*Es gibt viele mögliche Varianten zu der oben beschriebenen Grundregel und Ausnahmen davon, die allerdings nicht in diesem Blog beschrieben sind.

Bedingungen für Implementierung
Um die Rechtmäßigkeitsanalyse in VendorLink nutzen zu können, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Eine implementierte Spend Management-Umgebung mit einer Einteilung von Ausgaben in Einkaufspakete ist natürlich die Grundlage der Analyse. Schließlich lautet die Grundregel, dass ein Einkaufspaket ausgeschrieben werden muss und ein Lieferant den Zuschlag erhält.

Anschließend müssen alle Verträge in einem Vertragsmanagementsystem registriert werden. Dabei ist zu dokumentieren, welches Verfahren durchgeführt wurde. Durch die Verknüpfung zwischen Ausgaben und Vertrag kann in VendorLink geprüft werden, ob sich das durchgeführte Verfahren (der Vertrag) mit dem vorgeschriebenen Verfahren (auf Basis der erwarteten Beschaffung) deckt.

Ergebnis
Bei der Rechtmäßigkeitsanalyse sind zwei Ergebnisse zu unterscheiden.

1. Rechtmäßigkeitsanalyse als KPI: Rechtmäßigkeit, ausgedrückt als Volumen und als Prozentsätze auf Organisationsebene, für jedes Einkaufspaket, für jeden Lieferanten.

2. Rechtmäßigkeitsanalyse als Ausgangspunkt: Welche Einkaufspakete oder Lieferanten bereiten Probleme, welche Verfahren müssen eingeleitet werden und welche schnellen Erfolge lassen sich erzielen?

Ein Mitarbeiter einer Organisation, die VendorLink in Anspruch nimmt, berichtete kürzlich: „Unsere Rechtmäßigkeitsquote liegt bei 99,8%. Ein Tool, das sich jeden Tag in unser Buchhaltungsprogramm und unsere Kreditorenadministration einloggt,verschafft mir einen Überblick über die Ausgaben unserer Organisation. So kann ich nach Bedarf jeden Tag eine Spend Analyse durchführen.“

 

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