De 6 belangrijkste resultaten van Spend Management
730

De 6 belangrijkste resultaten van Spend Management

Elke organisatie geeft geld uit aan leveranciers, doet bestellingen en verwerkt inkoopfacturen. Deze inkoopuitgaven wordt ook wel de  ‘spend’ van je organisatie genoemd. Door je spend helder in beeld te hebben en frequent te analyseren, wordt zichtbaar waar kosten te besparen zijn, waar je processen kunt verbeteren en waar mogelijke risico’s voorkomen kunnen worden. Dit noemen we ‘Spend Management’.

De spend analyse van VendorLink biedt organisaties de mogelijkheid om je spend in beeld te krijgen en te houden. Dit doen we al meer dan 10 jaar voor onze klanten in het onderwijs, gemeente-markt, industrie, zorg en de financiële markt.

In deze blog lees je onze ervaring van de 6 belangrijkste resultaten die te behalen zijn met Spend Management. 

1. Inkoop processen verbeteren

Dankzij de spend analyse kun je verantwoorde beslissingen nemen over welke processen er binnen de organisatie verbeterd moeten worden. Enerzijds kunnen dit verbeteringen zijn richting de leveranciers inzake order compliance, tijdigheid en juistheid van facturen. Anderzijds kan dit ook inzicht zijn in de aantallen te verwerken facturen per maand met eventuele seizoensinvloeden en bijvoorbeeld planning van capaciteit op de financiële administratie. Met inzicht en cijfers van afgelopen jaren verschijnt een beeld voor komende periode waar de inkoop processen op afgestemd kunnen worden.

2. Verhoog je inkoop op contracten

Contracten met leveranciers: iedere organisatie heeft ze, maar deze contracten willen na het zetten van de handtekening nog wel eens in een bureaulade verdwijnen. Het gevolg? Er wordt niet optimaal geprofiteerd van contractafspraken en bepaalde producten of diensten blijven buiten het contract om in gekocht worde. Met andere woorden de beoogde besparingen worden niet bereikt en wellicht belangrijker er ontstaat een risico inzake rechtmatigheid van inkopen bij (zie resultaat 6).

Met de spend analyse kan goed in kaart gebracht worden welk percentage van de inkoop buiten contracten om wordt gedaan. Dit wordt ook wel Maverick Buying genoemd. Wanneer duidelijk wordt binnen welke inkooppakketten of door welke werknemers er veel buiten contracten om gekocht wordt, kan dit gelijk opgepakt worden met betreffende stakeholder om dit in de toekomst te voorkomen.

3. Besparingen inzien en realiseren

Kunnen wij met minder, meer doen? Een vraag die binnen elke organisatie gesteld wordt, ook aan de inkoopafdeling. Dankzij de data die uit een spend analyse vloeit, ontdek je binnen welke inkoopcategorieën of contracten er besparingskansen liggen waarvan je voorheen het bestaan nog niet wist. Door bijvoorbeeld afscheid te nemen van leveranciers en inkoop onder 1 contract te bundelen of betere inkoopprijzen te onderhandelen op basis van inkoopvolumes uit het verleden.

 4. Betere onderhandelingspositie met je (nieuwe) leveranciers

In het algemeen weten je leveranciers beter voor welk bedrag en welke hoeveelheid jouw organisatie bij hen inkoopt, dan jij. Zodra er onderhandeld moet worden over een nieuw contract, geeft een uitgebreide spend analyse jou een betere onderhandelingspositie. Je beschikt namelijk niet alleen over data die inzicht geeft in de spend aan de desbetreffende leverancier, maar ook voor welk bedrag jouw organisatie heeft ingekocht concurrerende leveranciers. En laat dat nu net data zijn die jouw leverancier niet heeft! Zo heb je automatisch een streepje voor en kun je beter onderhandelen over prijsafspraken.

 5. Risico’s voorkomen

Wanneer je al een aantal jaar samenwerkt met een specifieke leverancier, gebeurt het vaak dat je elk jaar ongemerkt meer betaalt dan in eerste instantie in het contract was opgenomen. Gedurende de contractperiode kan de jaarlijkse omzet van een leverancier te afhankelijk worden van de inkoop die gedaan wordt door jouw organisatie.

Een te hoge spend bij één specifieke leverancier brengt risico’s met zich mee. Jouw organisatie loopt een risico als de leverancier besluit het contract op te zeggen. Als deze leverancier jarenlang strategische producten heeft geleverd die cruciaal zijn voor het eindproduct of de diensten die jouw organisatie verzorgt, dan is dit van grote invloed op de bedrijfsvoering.

Dankzij de data die voortvloeit uit een spend analyse, kunnen risico’s enigszins beperkt worden. Er kan bijvoorbeeld besloten worden om samen te werken met meerdere leveranciers binnen een bepaald inkooppakket om risico’s te spreiden.

 

6. Grip op rechtmatigheid van inkoop

Een spend analyse is cruciaal voor overheidsinstanties (bijvoorbeeld gemeenten en  onderwijs instellingen) die verplicht zijn om rechtmatig in te kopen. Alle uitgaven die bij een aanbesteding buiten het aanbestede contract worden gedaan, worden gerekend tot onrechtmatige uitgaven. De betreffende  overheidsinstantie moet in de meeste gevallen streven naar een zo hoog mogelijk percentage rechtmatige inkopen. Als er door jouw organisatie onrechtmatig wordt ingekocht, kan er door een onderneming een juridische procedure gestart worden, met alle kosten, inzet en negatieve imago van dien.

Rechtmatigheid is een standaard analyse binnen de spend management software van VendorLink. De analyse geeft je inzicht in het percentage inkopen binnen en buiten aanbestede contracten. 

Benieuwd wat VendorLink voor jou kan betekenen? Vraag dan nu vrijblijvend informatie of een demo aan.