Messen von Rechnungseffizienz – Vendorlink

Messen von Rechnungseffizienz

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Rechnungseffizienz
Für erfolgreiche Organisationen ist Organisationseffizienz kein Fremdwort. Mit einer effizienten Arbeitsweise lässt sich aus dem gleichen Input mehr Output herausholen; in weniger Zeit kann die gleiche Arbeit bewältigt werden. Ein gutes Beispiel für die Steigerung der Organisationseffizienz ist das Arbeiten mit automatisierten Order- und Rechnungssystemen.

factuur efficiencie 1Rechnungseffizienz in VendorLink
Wenn innerhalb einer Organisation mit einem Ordersystem gearbeitet wird, ist bei der Bestellung der Preis des Produkts bekannt. Die Rechnung, die der Lieferant anschließend schickt, stimmt dann genau mit dem Auftrag überein und wird reibungslos in einem automatisierten Vorgang verarbeitet. Das Verfahren von der Order bis zur Bestellung verläuft dadurch ganz schnell und effizient. Im Rahmen dieser idealen Verarbeitung einer Order und Rechnung können natürlich Probleme auftreten. VendorLink hat eine Methode entwickelt, um diese etwaigen Probleme zu lokalisieren und klassifizieren, so dass geeignete Maßnahmen getroffen werden können.

Rechnungseffizienzmatrix von VendorLink
Die Rechnungseffizienzmatrix von VendorLink setzt sich aus zwei Ziffern zusammen. Die x-Achse zeigt den Prozentsatz der Rechnungen, bei denen der Rechnungsbetrag mit dem Orderbetrag übereinstimmt.

Die y-Achse zeigt den Prozentsatz der Rechnungen an, die auf einer Order basieren. Für jeden Lieferanten werden beide Rechnungseffizienzziffern berechnet und innerhalb der Matrix als Punkt dargestellt (siehe Abbildung 1). factuur efficiencie 2

Die Größe des Punktes sagt etwas über die Anzahl der Rechnungen aus. Je mehr Rechnungen verschickt werden, desto größer der Punkt. In VendorLink sind neben Analysen für jeden Lieferanten auch Analysen für jede Kostenstelle oder Kostenstellengruppe möglich.

Quadranten
Die Matrix lässt sich in vier Quadranten (Abbildung 2) unterteilen, wobei für jeden Quadranten mögliche Ursachen anzugeben sind und Verbesserungsziele festgelegt werden können. Wenn von einem Lieferanten mehr als 12 Rechnungen im System hinterlegt sind, wird dieser in die Berechnung einbezogen. Bei der Analyse und Verbesserung des Prozesses empfiehlt es sich, mit den Lieferanten zu beginnen, die die meisten Rechnungen schicken, denn bei diesen lassen sich schließlich die größten Gewinne erzielen.

Potenzial (geringer Prozentsatz bei Order-Übereinstimmung, geringer Prozentsatz bei Preisübereinstimmung)
Wenn sich ein Lieferant in diesem Quadranten befindet, wird das Ordersystem kaum für Bestellungen genutzt und ziehen die Bestellungen, die sehr wohl getätigt werden, keine übereinstimmenden Rechnungen nach sich. Wenn Lieferanten, die viele Rechnungen schicken, in diesem Quadranten erscheinen, gibt es ein hohes Verbesserungspotenzial. Nach der Analyse der Matrix sind dies die ersten Lieferanten, mit denen Sie loslegen sollten. Beginnen Sie mit Untersuchungen innerhalb der Organisation und bei dem Lieferanten, mit dem es Probleme gibt.

factuur efficiencie 3Disziplin (geringer Prozentsatz bei Order-Übereinstimmung, hoher Prozentsatz bei Preisübereinstimmung)
Es gibt nur wenige Rechnungen, die auf einer Order basieren; die wenigen jedoch, die es gibt, zeigen eine hohe Übereinstimmung. In diesem Fall arbeitet das System also gut, wenn es genutzt wird. Es ist also wichtig, dass mehr Disziplin innerhalb der Organisation herrscht, indem konsequent über das Ordersystem eingekauft wird.

 

Systemfehler (hoher Prozentsatz bei Order-Übereinstimmung, geringer Prozentsatz bei Preisübereinstimmung)
Der Prozentsatz der auf Ordern basierenden Einkäufe ist hoch, jedoch stimmt der Preis in vielen Fällen nicht. Das System funktioniert nicht optimal; die Gründe dafür sind zu untersuchen. Der Grund kann zum Beispiel in einem Bestellkatalog gelegen sein, der nicht aktuell ist, oder die Einkäufer treffen Sonderabsprachen oder vereinbaren Rabatte, die nicht im System verarbeitet werden.

Ziel (hoher Prozentsatz bei Order-Übereinstimmung, hoher Prozentsatz bei Preisübereinstimmung)
Wenn sich ein Lieferant in diesem Quadranten befindet, ist das Ziel erreicht.

Der Prozess vom Einkauf bis zur finanziellen Abwicklung ist gut verlaufen. Wenn sich eine Vielzahl von Lieferanten in diesem Quadranten befindet, lässt sich Geld einsparen, weshalb diese Situation erstrebenswert ist. Verfolgen Sie auch diese Lieferanten weiter, um sicherzustellen, dass die in diesem Quadranten (rechts oben) bleiben.factuur efficiencie 4

Praxisbeispiel
Coppa hat im Auftrag der Saxenburgh-Gruppe die Einkaufsprozesse übernommen. Zum 1. Januar 2014 wurde eine Einkaufssoftware (Proquro) eingeführt, und VendorLink wird genutzt, um über Informationen im Bereich der Einkaufsverwaltung den P2P-Prozess zu lenken. Zu Beginn des Prozesses gab es sowohl bei dem Prozentsatz der Rechnungen, die auf eine Order folgten, als auch bei der Preisüberstimmung ein großes Verbesserungspotenzial. Dies wird deutlich aus Abbildung 3, die erstmals für das erste Quartal von 2014 die Rechnungseffizienz-Matrix für jede Kostenstelle zeigt. Im letzten Quartal des Jahres ist eine erhebliche Verschiebung in der Matrix sowohl in Bezug auf den Prozentsatz der übereinstimmenden Rechnungsbeträge als auch in Bezug auf den Prozentsatz der Rechnungen, die auf eine Order folgen, zu beobachten (siehe Abbildung 4). Es dürfte klar sein, dass hier eine enorme Verbesserung auf dem Gebiet der Rechnungseffizienz erreicht wurde!

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