Leveranciers beoordelen: 8 factoren die je kunt meten
VendorLink Nieuws November 2017
16 november 2017
In 4 stappen een Spend Analyse uitvoeren
30 november 2017
 

Leveranciers beoordelen: 8 factoren die je kunt meten

 
 
 
 

Het beoordelen van leveranciers is voor elke organisatie belangrijk. Nu het nieuwe jaar voor de deur staat, is het een mooi moment om terug te blikken. Hoe hebben leveranciers gepresteerd? Wie zorgde voor de hoogste omzet? En hoe tevreden is jouw organisatie over de gecontracteerde leveranciers?

Om een concreet antwoord te krijgen op deze vragen, wil je inzicht krijgen in de prestaties die een leverancier heeft geleverd. Een gemiddeld bedrijf heeft al snel 500 tot 1.000 actieve leveranciers, dus je kunt je wel voorstellen dat het een enorme klus is om elke leverancier handmatig te beoordelen. Bovendien: op basis van welke criteria ga jij je leveranciers beoordelen?

In deze blog vertellen we je op welke onderdelen je leveranciers kunt beoordelen.

Wat is vendor rating?

Voordat we dieper ingaan op de criteria waarop je leveranciers kunt beoordelen, beginnen we bij het begin: wat is vendor rating eigenlijk? Kort gezegd is vendor rating het proces van beoordelen en analyseren van prestaties van leveranciers.

Vendor rating is niet nieuw, bedrijven gebruiken al jarenlang diverse methodes om prestaties van leveranciers in kaart te brengen. Vroeger hielden bedrijven daar gigantische Excel-bestanden voor bij, maar tegenwoordig maken steeds meer organisaties gebruik van een tool voor vendor rating. Dat betekent dat veel stappen in het beoordelingsproces geautomatiseerd plaatsvinden en bedrijven daarmee veel tijd besparen.

Leveranciers indelen in categorieën

Dat je inzicht wilt in de prestaties van leveranciers, is duidelijk, maar op basis van welke criteria beoordeel je jouw leveranciers? We kunnen je helaas geen kant-en-klaar lijstje bieden met prestatiecriteria die je inzet bij vendor rating. De prestatiecriteria verschillen namelijk per organisatie en zelfs per leverancier. Een leverancier van kantoorartikelen beoordeel je natuurlijk op andere criteria dan jouw energieleverancier of het CRM-pakket dat je gebruikt. We raden je dan ook aan om leveranciers die soortgelijke producten of diensten leveren, in te delen in één groep. Alle leveranciers binnen zo’n categorie worden beoordeeld op dezelfde criteria, waardoor je de leveranciers onderling goed met elkaar kunt vergelijken.

Prestatie-indicatoren van leveranciers

Ook al verschillende prestatiecriteria per categorie, er is een aantal criteria dat eigenlijk voor elke leveranciersgroep geldt.

1. Levertijd

Als organisatie wil je op je leveranciers kunnen vertrouwen. Een te late – of juist te vroege levering – kan grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. De mate van leverbetrouwbaarheid wordt vaak uitgedrukt in een percentage: in hoeveel procent van de gevallen was de leverancier op tijd met de levering?

2. Prijs

Een vendor rating wordt uitgevoerd om in het nieuwe jaar de juiste keuzes te maken. Daarbij wil een bedrijf natuurlijk zo efficiënt mogelijk werken om onnodige kosten te beperken. Met leveranciers spreek je voor een bepaalde periode een prijs af voor de te leveren diensten of producten. Wanneer aan het einde van die periode blijkt dat de prijzen continu fluctueerden en daardoor misschien wel boven de vooraf besproken prijs uit zijn gekomen, is dit nadelig voor jouw organisatie. De begroting komt immers niet overeen met de uiteindelijke kosten.

3. Kwaliteit

De levering wordt precies op tijd gedaan én binnen de begrote kosten. Als je denkt dat je daarmee een goede leverancier te pakken hebt, heb je het mis. Als de kwaliteit niet voldoet aan de verwachtingen, zeggen de eerste twee factoren namelijk niets over hoe goed een leverancier gepresteerd heeft. Kwaliteit wordt vaak gemeten door te vragen naar ervaringen van medewerkers en eindgebruikers. De meeste vendor rating tools beschikken over een enquêtemodule waarmee die ervaringen en meningen gemeten kunnen worden.

4. Contractafspraken

In een contract spreek je KPI’s af met leveranciers. Dit zijn afspraken die een leverancier belooft na te komen. Tijdens een vendor rating beoordeel je of de kwantitatieve afspraken die je in het contract hebt gemaakt, ook daadwerkelijk zijn nagekomen.

5. Reactietijd

Heb je een vraag uitstaan bij een leverancier en wacht je al twee weken op antwoord? Een trage reactietijd heeft een negatieve invloed op de continuïteit van de bedrijfsvoering en is dus ook een belangrijke factor om te meten.

6. Ervaring

Scoren twee soortgelijke leveranciers vrijwel hetzelfde op bovenstaande criteria? Dan kan een eerdere ervaring met de leverancier wel eens de doorslaggevende factor zijn. In veel gevallen is een leverancier die jouw organisatie al jarenlang trouw voorziet van de juiste goederen, een betere keuze dan een leverancier die weinig ervaring heeft met jouw organisatie en/of branche.

7. Terugnamebeleid

Ontevreden over de geleverde diensten of goederen? Niet alle leveranciers hanteren een terugnamebeleid of tegemoetkoming in prijs wanneer een bedrijf niet tevreden is. Ook dit kan een indicator zijn die je wilt meten bij een vendor rating.

8. Zachte factoren

De afgelopen jaren zien we een aantal opvallende nieuwkomers in de lijst van prestatiecriteria. Bedrijven beoordelen hun leveranciers niet langer alleen op harde, objectieve factoren zoals prijs, contractafspraken en betrouwbaarheid, ook ‘zachte’ factoren worden steeds belangrijker bij vendor rating.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Gedeelde normen en waarden
  • Flexibiliteit
  • Gedrag

Het zijn factoren waarop leveranciers zich kunnen onderscheiden en daarmee sneller de gunfactor van een organisatie krijgen. Het is voor jou dus ook de moeite waard om af te wegen hoe belangrijk zachte factoren voor jouw organisatie zijn.

Op zoek naar handige tips voor het uitvoeren van een vendor rating? Lees onze blog met de 7 best practices van vendor rating.

 

Wanneer u op "Accepteren" klikt gaat u akkoord met het gebruik van cookies op deze website. Meer informatie over ons Cookie beleid lees je hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten