Mätning av faktureringseffektivitet – Vendorlink

Mätning av faktureringseffektivitet

Avtalsefterlevnad
25 december 2015
Kraljics matris
26 december 2015

Faktureringseffektivitet
Den organisatorisk effektiviteten är ingen okänd faktor för framgångsrika organisationer. Genom att arbeta effektivt kan man skapa mer output med samma mängd input, samma arbete kan alltså uträttas på mindre tid. Ett exempel på en åtgärd som förbättrar den organisatoriska effektiviteten är att arbeta med automatiserade order- och fakturasystem.

factuur efficiencie 1Faktureringseffektivitet i VendorLink
När man arbetar med ett ordersystem inom en organisation är det vid beställningen känt vad priset för produkten är. Fakturan som leverantören sedan skickar stämmer då precis överens med ordern och bearbetas utan problem automatiskt i systemet. Processen från order till betalning förlöper snabbt och effektivt. I denna ideala hantering av en order och faktura kan det naturligtvis ändå uppstå problem. VendorLink har utvecklat en metod för att lokalisera och klassificera eventuella problem så att man kan vidta lämpliga åtgärder.

 

VendorLink-matris faktureringseffektivitet
VendorLink-matrisen för faktureringseffektivitet grundar sig på två siffror. På x-axeln står antalet fakturor i procent för vilka fakturabeloppet överensstämmer med orderbeloppet.

På y-axeln står antalet fakturor i procent som är baserade på en order. Per leverantör beräknas båda factuur efficiencie 2procentsiffror och visas som en boll i matrisen (se figur 1).

Bollens storlek säger något om antalet fakturor, ju mer fakturor som skickas desto större blir bollen. Utöver en analys per leverantör kan man i VendorLink också analysera per kostnadsställe eller kostnadsställegrupp.

Kvadranter
Matrisen är indelad i fyra kvadranter (figur 2) och man kan identifiera möjliga orsaker och definiera förbättringsmål för varje enskild kvadrant. Om en leverantör har mer än 12 fakturor i systemet tas dessa med i beräkningen. Vid analysen och förbättringen av denna process rekommenderas det att börja med de leverantörer som skickar flest fakturor eftersom det kan generera störst vinst.

Potential (liten procentandel ordermatchning, liten procentandel prismatchning)
När en leverantör befinner sig i denna kvadrant används ordersystemet sällan för att göra en beställning och till beställningarna som görs finns inga matchande fakturor. När leverantörer som skickar många fakturor befinner sig i denna kvadrant finns det stor möjlighet till förbättring. Efter en analys av matrisen är det dessa leverantörer man ska starta med. Börja med att undersöka inom organisationen och hos leverantören var problemet ligger.

factuur efficiencie 3Discipline (liten procentandel ordermatchning, stor procentandel prismatchning)

Det finns endast få fakturor som är baserade på en order men för en stor procentandel av dessa stämmer priset på fakturan. I detta fall fungerar alltså systemet väl när det används. Det är alltså viktigt att organisationen blir mer väldisciplinerad avseende att köpa in via ordersystemet.

System failure (stor procentandel ordermatchning, liten procentandel prismatchning)
Det finns en stor procentandel inköp som är baserade på ordrar men i de flesta fall stämmer priset inte. Systemet fungerar inte optimalt och man måste undersöka varför. Det kan till exempel handla om en beställningskatalog som inte är aktuell eller att inköpare ingått speciella avtal eller förhandlat fram rabatter som inte läggs in i systemet.

Goal (stor procentandel ordermatchning, stor procentandel prismatchning)
När en leverantör befinner sig i denna kvadrant har målet nåtts.

Processen från inköp till betalning har förflutit som den ska. Att ha ett stort antal leverantörer i denna kvadrant besparar pengar och är alltså en bra målsättning. Fortsätt följa dessa leverantörer för att se till att de stannar i denna kvadrant (övre högra).factuur efficiencie 4

Praktiskt exempel

Coppa har övertagit inköpsprocesserna på uppdrag av Saxenburgh Groep. Sedan 1 januari 2014 finns ett inköpsprogram (Proquro) implementerat och VendorLink används för att via inköpshantering skicka information till processen som pågår från inköp till betalning. I början av processen fanns det mycket att förbättra på procentandelen fakturor både efter en ordermatchning och en prismatchning. Det syns tydligt i figur 3 där faktureringseffektivitetsmatrisen visas per kostnadsställe för det första kvartalet av 2014. I det sista kvartalet för samma år syns en stor förskjutning i matrisen för såväl procentandelen matchade fakturabelopp som procentandelen fakturor tillhörande en order (se figur 4). Det är tydligt att man uppnått en enorm vinst inom faktureringseffektivitet!

Genom att klicka på "Acceptera" anger du att du godkänner användningen av cookies på den här webbplatsen. Mer information om vår cookie policy finns här hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten