5 voordelen van contract management
Kraljic Matrix
16 januari 2018
Maak in 2018 een vliegende start met contractplanning
23 januari 2018
 

5 voordelen van contract management

 
 
 
 

Contracten: iedere organisatie heeft ze, maar worden ze ook goed gemanaged? Wordt er geprofiteerd van contractafspraken of wordt er veel buiten contracten omgekocht? Geen idee. Wie houdt de opzegtermijn van onze contracten in de gaten? Uuuh… En wie is er überhaupt verantwoordelijk voor het contractbeheer?

Als het gaat om contractbeheer, zien we dat er bij sommige organisaties nog steeds onwetendheid is en weinig inzicht in contracten.

Goed contract management is dan ook essentieel. Dankzij de juiste tools krijg je niet alleen inzicht in de lopende contracten, maar kan er tussentijds ook bijgestuurd worden op afgesproken KPI’s en geleverde prestaties. Bovendien wordt ook een groot gedeelte van het contract managementproces geautomatiseerd en kan de inkoopafdeling daardoor een stuk efficiënter werken.

Dankzij goed contract management haal je dus meer uit je contracten. In deze blog delen we de vijf voordelen waar jouw organisatie van profiteert met contract management software.

Meer overzicht in de status van contracten

Door te starten met contract management, wordt voor eens en altijd duidelijk wie nu verantwoordelijk is voor de contracten, de zogenaamde contract manager. Want de eerste vragen die op tafel komen als het gaat om leverancierscontracten, zijn vaak: ‘Waar liggen de contracten?’ en ‘Wie beheert de contracten eigenlijk?’

In de software van VendorLink kun je een workflow aanmaken voor het fiatteren van contracten. Zo kan een contract toegewezen worden aan de juiste medewerker in de organisatie die het contract moet fiatteren of afkeuren. Het voordeel hiervan is dat er geen eindeloos e-mailverkeer plaats hoeft te vinden en het overzicht niet verloren gaat welke contracten bij wie liggen. Alle contracten inclusief zijn immers centraal gearchiveerd en toegankelijk.

Contract compliance verhogen

In VendorLink zien we Contract compliance als het percentage uitgaven dat binnen een contract valt. In de meeste gevallen moet een organisatie streven naar een zo hoog mogelijke contract compliance om zo te profiteren van juridische en economische voordelen.

Contract management software maakt meetbaar welk percentage van de uitgaven binnen en buiten contracten gedaan wordt. Ook is het met VendorLink laagdrempeliger om contracten met leveranciers af te sluiten, doordat het creëren en fiatteren van contracten door workflows (zie punt één) gedeeltelijk geautomatiseerd plaatsvindt.

Dankzij een contract management systeem, kan men inkoop buiten contracten om (maverick buying) verminderen. Een koper kan in de software direct zien of er voor een bepaald inkooppakket een contract is, wie de gecontracteerde leveranciers zijn en wat de afgesproken inkoopprijzen zijn.

Prestaties monitoren en bijsturen

In een contract worden afspraken gemaakt met leveranciers over prijs, leveringsvoorwaarden en terugnamebeleid. Bij veel organisaties verdwijnt het getekende contract ergens in een bureaulade en wordt er vervolgens niet meer naar om gekeken.

In de praktijk werkt dat vaak anders. Het gebeurt regelmatig dat prijzen van te leveren producten of diensten fluctueren en uiteindelijk hoger uitvallen dan afgesproken is. Het is daarom erg belangrijk om contractuele afspraken te monitoren, zodat je tussentijds bij kunt sturen.  
Het tussentijds controleren van de afgesproken KPI’s met leveranciers en hierop bijsturen, brengt interessante kostenvoordelen met zich mee. Het zorgt ervoor dat je binnen de afgesproken contractvoorwaarden blijft en onnodig hoge uitgaven doet.

Beter risicomanagement

Ook eventuele risico’s kunnen beter gemanaged worden met contract management software. Als een organisatie veel inkoopt buiten contracten, brengt dat juridische risico’s met zich mee.

Stel dat een medewerker goederen inkoopt bij een leverancier die niet gecontracteerd is. Eén van de leveranciers die wel onder contract staat, levert – volgens afspraak – precies dezelfde goederen. Dat betekent een dubbele levering en dus onnodige kosten.

Ook kun je bij uitgaven buiten contract niet terugvallen op contractuele afspraken. Die zijn immers niet gemaakt. Als je niet tevreden bent over de kwaliteit van de geleverde producten, kun je niet terugvallen op een eventueel terugnamebeleid.

Doordat je met contract management software makkelijker een hoge contract compliance kunt realiseren, loop je automatisch minder risico. Het budget, belangrijke notificatiemomenten en voortgang worden allemaal bewaakt en geanalyseerd doordat alle contractafspraken duidelijk zijn vastgelegd in het systeem.

Contracten op tijd opzeggen

Je staat op het punt staat om één van je contracten op te zeggen en het blijkt dat het contract net stilzwijgend met een jaar is verlengd. Een zeer onaangename verrassing.

Het tegenovergestelde is natuurlijk net zo vervelend: een contract loopt af en je bent vergeten het contract te verlengen. Het kan zomaar zijn dat de levering van bepaalde producten of diensten vervolgens een aantal weken stil ligt.

In de software van VendorLink kun je meldingen instellen, waardoor je ruim voor de opzegtermijn een herinnering krijgt wanneer de afloopdatum nadert. Zo kun je een contract tijdig verlengen of opzeggen.

Ook de voordelen van contract management software ervaren? Neem contact op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.

 

Wanneer u op "Accepteren" klikt gaat u akkoord met het gebruik van cookies op deze website. Meer informatie over ons Cookie beleid lees je hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten