Contract management in het onderwijs: Excel of Contract Management Software? – Vendorlink
Vendor Rating in de zorg
3 april 2018
Waarom de Spend Analyse?
12 april 2018
 

Contract management in het onderwijs: Excel of contract management software?

 
 
 
 

In de eerste drie maanden van het nieuwe jaar meldden zich vier Nederlandse hogescholen en MBO’s bij ons. De aanleiding? Een gesprek met de accountant die ze erop wees nu toch echt hun contracten op orde te moeten krijgen, spend inzichtelijk te maken en rechtmatigheid te kunnen aantonen.

We merken dan ook dat contract management in het onderwijs steeds vaker op de agenda komt te staan. De wens om aan contractregistratie en -beheer te doen, groeit. Maar welke oplossing past daarbij? Is Excel voldoende of moet je als onderwijsinstelling direct voor een professionele software-oplossing kiezen? In deze blog vertellen we je alles over contract management in het onderwijs, wat de aanleiding is om met contract management te starten en welke oplossingen er zijn.

Contract management in Excel

Zodra de behoefte ontstaan om ‘iets’ met contract management te doen, wordt er vaak gestart met contractregistratie in Excel. Dat is vaak al een hele stap, omdat bij veel onderwijsinstanties contractbeheer tot op vandaag de dag niet of nauwelijks bestaat. Nadat een contract wordt afgesloten, blijft deze wellicht ingescand in de mailbox van één van je medewerkers staan, of belandt het contract na het printen ergens onderop een stapel, ver weggestopt in een donkere bureaulade.

Omdat nog niet alle onderwijsinstanties direct behoefte hebben aan een professionele software-oplossing, kan Excel een prima eerste stap zijn om aan contractregistratie te doen.

De kanttekening daarbij is dat we bij Excel niet voor niets spreken van contractregistratie en niet van contract management. Excel maakt immers geen back-ups van je contracten, je kunt data niet geautoriseerd delen en je krijgt geen notificatie wanneer een contract af dreigt te lopen. Je kunt je dan afvragen of Excel je daadwerkelijk biedt waar je naar op zoek bent of slechts een tijdelijke oplossing is.

Om de stap te kunnen maken naar contract management – het beheren, analyseren en optimaliseren – van je contracten, is software essentieel.

Waarom contract management software?

In het onderwijs wordt de keuze voor contract management software dan ook vaak gemaakt wanneer de behoefte groeit om:

  • Contractdata te delen
  • Contractdata tegelijkertijd te kunnen bewerken met meerdere mensen 

Bovenstaande behoeftes kunnen natuurlijk niet vervuld worden als een Excel-bestand bij iemand op zijn desktop opgeslagen staat. Er moet gezocht worden naar een (cloud)oplossing waar contracten centraal kunnen opgeslagen en bewerkt worden.

Omdat contract management software – in tegenstelling tot Excel – de optie biedt om verschillende gebruikers diverse rechten toe te kennen als het gaat om toegang tot data, is dit vaak een aantrekkelijke keuze voor organisaties.

Rechtmatig inkopen in het onderwijs

Naast de wens om contracten centraal op te slaan en data geautoriseerd te kunnen delen, is ook rechtmatig inkopen één van de belangrijkste aanleidingen in het onderwijs om contract management software aan te schaffen.

Rechtmatigheid wordt bij scholen namelijk steeds urgenter en dit wordt nog eens extra benadrukt vanuit de accountant. Scholen zijn verplicht om:

  • Hun contracten op orde te hebben
  • Hun spend aan contracten te kunnen koppelen
  • Aan te kunnen tonen dat zij rechtmatig inkopen

Veel onderwijsinstellingen maken al wel gebruik van een spend management of spend analyse tool, bijvoorbeeld de spend analyse in VendorLink. Vervolgens wordt een export vanuit spend management gemaakt en worden contracten handmatig gekoppeld aan deze spend data.

Je kunt je voorstellen dat dit een enorm arbeidsintensieve klus is.

Bovendien werkt dit misschien als je dit één keer per jaar doet, maar contract management is een proces dat periodiek uitgevoerd moet worden. Wanneer je alleen aan het einde van het jaar een contract- en spend rapportage maakt, kom je er te laat achter dat je misschien teveel hebt uitgegeven bij een niet-gecontracteerde leverancier, waar je eigenlijk een contract voor had moeten afsluiten.

Om rechtmatigheid beter te kunnen garanderen, is het nodig om bijvoorbeeld elk kwartaal de spend te monitoren en deze te koppelen aan contracten. Zo ontdek je tijdig met welke leverancier er wellicht een contract moet worden afgesloten en word je aan het einde van het jaar niet meer door de accountant op de vingers getikt.

Werk je bij een onderwijsinstelling en wil je zelf ervaren hoe onze contract management software werkt en ben je benieuwd naar de voordelen voor jouw organisatie? Meld je dan nu aan voor een free trial. 

 

Wanneer u op "Accepteren" klikt gaat u akkoord met het gebruik van cookies op deze website. Meer informatie over ons Cookie beleid lees je hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten