Kosten besparen dankzij contract management
Overtuig je organisatie van Vendor Rating
1 februari 2018
Contractprestaties monitoren: welke KPI’s ga ik meten?
13 februari 2018
 

Kosten besparen dankzij contract management

 
 
 
 

‘Hoe kunnen we besparen?’ Een onderwerp dat bij veel organisaties het gesprek van de dag is. Er wordt continu geëvalueerd met welke oplossingen men kosten kan reduceren zonder kwaliteit te verliezen of een hoger risico te lopen.

Contract management is één van de activiteiten die uiteindelijk bij kan dragen aan lagere kosten. Contract management an sich is niet de directe oplossing voor minder kosten, maar het is wel een middel dat bij gaat dragen aan het uiteindelijke doel.

Met contract management software krijg je namelijk inzicht in lopende contracten, contractafspraken, KPI’s en ervaringen van medewerkers met leveranciers.

Aan jou als inkoper de taak om met behulp van contract management software data te verzamelen, de juiste keuzes te maken en actie te ondernemen. In deze blog behandelen we 6 kostenbesparende activiteiten die door contract management software mogelijk worden gemaakt.

1. Verminder het aantal leveranciers

Samenwerken met minder leveranciers, zorgt niet alleen voor meer efficiëntie, maar brengt ook kostenbesparende voordelen met zich mee.

Probeer aankopen in bepaalde categorieën onder te brengen bij één leverancier of een kleiner aantal leveranciers. Als het gaat om de productcategorie ‘kantoorartikelen’, is het vaak voordeliger om alle aankopen te doen bij één leverancier zodat je kunt profiteren van kortingen op grote volumebestellingen.

Ook betekent het dat je niet langer contact hoeft te houden met tientallen leveranciers, maar je kunt focussen op beter relatiebeheer van één of een handjevol leveranciers binnen een bepaald inkooppakket.

Contract management software geeft je inzicht in de soorten leveranciers waar je mee samen werkt. Begin met het verminderen van de leveranciers die in te delen zijn in de volgende categorieën:

  • B- en C-leveranciers: deze leveranciers zorgen voor de minste inkoopomzet, maar vragen vaak wel veel tijd en aandacht. Wie jouw A-, B- en C-leveranciers zijn, breng je in in kaart met de ABC-analyse. Bij de B- en C-leveranciers ligt de focus op schaalvergroting: onderzoek of je bepaalde diensten of producten kunt bundelen en onderbrengen bij één leverancier.
  • Leveranciers die routineproducten leveren: leveranciers van kantoorartikelen zijn typische leveranciers van routineproducten. Dit zijn producten die regelmatig worden ingekocht, makkelijk te verkrijgen zijn en geen grote invloed hebben op het bedrijfsresultaat. Om deze reden wil je ook niet teveel tijd kwijt zijn aan het contact met deze leveranciers. Stel raamcontracten op zodat je minder tijd kwijt bent aan administratie en relatiebeheer en kunt profiteren van voordelige prijsafspraken.
  • Leveranciers die niet onder contract staan: niet-gecontracteerde leveranciers brengen een hoger juridisch en economisch risico met zich mee voor jouw organisatie. Er zijn geen contractafspraken om op terug te vallen en je profiteert ook niet van prijsafspraken. In de software van VendorLink kun je zien hoeveel procent van de aankopen binnen en buiten contracten gedaan wordt. In de meeste gevallen is het dan ook belangrijk om te streven naar een zo hoog mogelijk percentage gecontracteerde leveranciers en zal dit ook bijdragen aan het reduceren van de kosten.

2. Verbeter de communicatie rondom bestaande contracten

Er worden binnen organisaties onnodig hoge uitgaven gedaan door medewerkers die niet op de hoogte zijn van het inkoopproces. Er worden veel te dure producten ingekocht bij niet-gecontracteerde leveranciers of medewerkers bestellen producten die gewoon al op voorraad zijn.

Het resultaat? Hoge kosten die makkelijk voorkomen hadden kunnen worden.

In de contract management software van VendorLink kan elke medewerker een inlog krijgen en opzoeken welke contracten er al zijn. Zo weet hij precies waar er wat ingekocht kan worden en welke contract- en prijsafspraken er zijn gemaakt.

Ook kun je een workflow aanmaken die ervoor zorgen dat bepaalde aankopen altijd door een ‘expert’ goedgekeurd moeten worden. Deze persoon kan evalueren wat de behoeften zijn van de medewerker en de juiste, bestaande leverancier of huidige voorraad daaraan koppelen.

3. Make or buy beslissingen

Het samenwerken met externe partijen brengt risico’s met zich mee. Wat gebeurt er zodra een leverancier een bepaald product niet kan leveren of als de prijzen enorm omhoog gaan? Je kunt je voorstellen dat deze situaties van grote invloed kunnen zijn op het bedrijfsresultaat.

Het is dan ook belangrijk om van elke leverancier of elk inkooppakket duidelijk in kaart te brengen hoe hoog het inkooprisico is van de te leveren producten of diensten en wat de invloed van de leverancier is op het bedrijfsresultaat. Dit gebeurt binnen contract management software in de Kraljic Matrix: een overzichtelijke grafiek die alle leveranciers in één van de vier kwadranten indeelt.

Om beter beschermd te zijn tegen risico’s, besluiten organisaties in sommige gevallen om onderdelen zelf te gaan produceren. De afweging die je maakt tussen het zelf maken van producten of het uitbesteden van de productie, wordt ook wel een make or buy beslissing gemaakt.

Het besluit om zelf producten te maken, valt vaak bij producten die geschaald worden onder het kwadrant ‘Strategische producten’. Dit zijn producten met een hoog inkooprisico en grote invloed op het bedrijfsresultaat. Door ervoor te kiezen om zelf onderdelen van jouw eindproduct te gaan produceren, ben je niet alleen beter beschermd tegen risico’s, maar kan het ook kostenbesparende voordelen met zich meebrengen.

4. Monitor inhoudelijke contractafspraken

In een contract dat wordt afgesloten met een leverancier, worden wederzijdse contractafspraken vastgelegd. Als opdrachtgever ben je bijvoorbeeld verplicht om binnen een bepaalde termijn te betalen, als leverancier moet je voldoen aan prijsafspraken, levertijd en kwaliteitsafspraken.

Gebeurt dat niet, dan zijn daar risico’s aan verbonden.

Met contract management software kun je de prestaties van leveranciers meten door meningen en ervaringen van collega’s te verzamelen. De collega’s hebben immers direct samengewerkt met de betreffende leverancier en kunnen daardoor goed aangeven of ze tevreden waren over de dienstverlening.

In de software kun je enquêtes opstellen waarin collega’s prestaties van leveranciers kunnen beoordelen op een schaal van 1 tot 10.

Zijn er in het contract duidelijke afspraken gemaakt over de levertijd, maar blijkt uit de enquêtes dat leveringen vaak te laat werden gedaan? Dan kan er op tijd actie worden ondernomen, gecommuniceerd naar de leverancier en bijgestuurd worden, zodat contractafspraken in de nabije toekomst wel nagekomen worden,

5. Vergelijk facturen met het contract

In sommige gevallen vallen inkoopfacturen hoger uit dan is afgesproken in het contract. Centraal gemaakte prijsafspraken worden dan niet gehandhaafd door de leverancier, waardoor je als organisatie een te hoge prijs betaalt.

Om erachter te komen of facturen daadwerkelijk kloppend zijn op basis van wat er in het contract is afgesproken, maak je in de software van VendorLink gebruik van de module Spend Analyse en Contract Management.
De module Contract Management geeft inzicht in de contractafspraken en dankzij de module Spend Analyse ontdek je of de inkoopuitgaven boven het afgesproken bedrag zijn uitgekomen.

6. Voorkom het stilzwijgend verlengen van contracten

Een kostenpost die erg pijnlijk is voor organisaties, maar nog steeds (te) vaak voorkomt: het onnodig verlengen van contracten.

De meeste contracten kennen een opzegtermijn van één of meerdere maanden. Vergeet je binnen die periode op te zeggen? Dan wordt het contract stilzwijgend verlengd voor nog een periode.

In de software van VendorLink stel je per contract een notificatie in, zodat je automatisch wordt herinnerd zodra de opzegtermijn dreigt te eindigen. Zo weet je zeker dat je nooit meer te laat een contract opzegt of te laat bent met het verlengen van een contract.

Wil je zelf ervaren hoe onze contract management software werkt en ben je benieuwd naar de voordelen voor jouw organisatie? Meld je dan vandaag nog aan voor een free trial.

 

Wanneer u op "Accepteren" klikt gaat u akkoord met het gebruik van cookies op deze website. Meer informatie over ons Cookie beleid lees je hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten