Contract Compliance – Vendorlink

Contract Compliance

Kraljic Matrix
1 März 2017

Contract Compliance ist ein KPI (Key Performance Indicator) und als auffällige Grafik auch Teil von VendorLink. Der Abschluss eines Vertrages mit Lieferanten bringt große Vorteile auf dem Gebiet der Kosteneinsparungen etwa durch Mengenrabatte, aber auch auf dem Gebiet des Risikomanagements durch die „Absicherung“ der Lieferung eines bestimmten Produkts mit sich. Darüber hinaus können Absprachen über die Rechnungsverarbeitung zur Steigerung der Organisationseffizienz getroffen werden. Die verschiedenen Gründe, weshalb ein Vertrag geschlossen werden sollte, hängen unter anderem von der Stelle des Lieferanten (oder Einkaufspakets) in der Kraljic-Matrix und von der Größe des Lieferanten innerhalb der Organisation (ABC-Analyse) ab. In diesem Blog werden die oben genannten Themen ebenso wie die neu entwickelte Analyse „contract compliance efficiency“ besprochen.


contract compliance plaatje 1
Definition
Contract Compliance ist in VendorLink definiert als: „alle Ausgaben, die unter einen Vertrag fallen“ und ist als prozentualer Anteil an den Gesamtausgaben ausgedrückt. Marktuntersuchungen haben gezeigt, dass erfolgreiche Organisationen eine Contract Compliance-Quote von bis zu 80% haben. Noch wichtiger aber als das blinde Starren auf eine Zahl ist die dauerhafte Verbesserung der Contract Compliance (Abbildung 1). Die Erreichbarkeit dieser 80% kann nämlich je nach Betrieb oder Geschäftsbereich erheblich variieren. Es stellt sich außerdem die Frage, ob nicht zu beeinflussende Einkaufspakete wie Miete, Gehälter und Steuern ebenfalls in die Berechnung der Contract Compliance einfließen sollten. Zudem kann die Frage aufgeworfen werden, ob die Zahl der Lieferanten, mit denen Verträge geschlossen werden, begrenzt werden sollte. Schließlich kostet der Abschluss eines Vertrags Zeit, und außerdem verliert der Einkäufer die Möglichkeit, einen guten Preis auszuhandeln, wenn alles „zugepflastert“ ist. Staatliche und halbstaatliche Organisationen sind an das Vergaberecht gebunden, was deren Handlungsfreiheit einschränkt und weshalb eine hohe Quote bei der Contract Compliance anzustreben ist. Bei der Contract Compliance gibt es also viele Nuancen, so dass für jedes Einkaufspaket individuell zu ermitteln ist, welche Strategie verfolgt werden muss.

Effizienz auf dem Gebiet der Contract Compliance
Um einen Einblick in die Contract Compliance für die einzelnen Einkaufspakete zu bekommen, wurden in VendorLink die Einkaufspakete in der Grafik „contract compliance efficiency“ abgebildet (Abbildung 2). In dieser Grafik wird die „Contract Compliance“ auf der x-Achse und „die relative Anzahl der Lieferanten mit Vertrag“ auf der y-Achse dargestellt. Auf diese Weise wird deutlich, ob die Verträge, die für ein bestimmtes Einkaufspaket geschlossen wurden, auch tatsächlich in Anspruch genommen werden.
Die Matrix lässt sich in 4 Quadranten unterteilen, wobei für jeden Quadranten eine Aussage zur Effizienz auf dem Gebiet der Contract Compliance getroffen werden kann (Abbildung 3).

contract compliance plaatje 2Effizienz (hohe Inanspruchnahme innerhalb des Vertrags, geringer Prozentsatz von Lieferanten mit Vertrag)

Die Verträge, die geschlossen wurden, werden gut in Anspruch genommen; diese Situation ist effizient und für viele Betriebe der Quadrant, in dem die meisten Einkaufspakete angesiedelt sein sollten. Zur Streuung des Einkaufsrisikos ist es zwar sinnvoll, Geschäfte mit mehreren Lieferanten zu treiben, die meisten Einkäufe müssen jedoch im Rahmen eines Vertrags getätigt werden, und das ist in diesem Quadranten der Fall.

Optimal (hohe Inanspruchnahme innerhalb des Vertrags, hoher Prozentsatz von Lieferanten mit Vertrag)
Auf den ersten Blick scheint diese Variante erstrebenswert, es ist jedoch fraglich, ob dies notwendig ist. Um das Risiko zu streuen, können Geschäfte mit mehreren Lieferanten getrieben werden. Es ist jedoch nicht effizient, tatsächlich auch mit allen möglichen Lieferanten Verträge zu schließen. Nur bei Betrieben mit sehr hohem zugrundeliegendem Risiko sollten sich die meisten Einkaufspakete in diesem Quadranten befinden. Ein Beispiel für einen Betrieb mit hohem Risiko ist der Betreiber eines Kernreaktors, bei dem die nationale Sicherheit höchste Priorität hat.

Ineffizient (geringe Inanspruchnahme innerhalb des Vertrags, hoher Prozentsatz von Lieferanten mit Vertrag)
Der prozentuale Anteil der Lieferanten, mit denen ein Vertrag geschlossen wurde, ist hoch. Die Organisation scheint also auf einem guten Weg zu sein. Die Verträge werden jedoch nicht hinreichend in Anspruch genommen, was zu einer ineffizienten Einkaufspolitik führt. Dafür kann es verschiedene Gründe geben. Möglicherweise sind die Verträge innerhalb der Organisation unzureichend bekannt oder die Verträge wurden mit Lieferanten geschlossen, die nicht die richtigen Produkte liefern können, oder es gibt innerhalb der Organisation keine hinreichende Kapazität, um im Rahmen der Verträge zu kaufen. Das Verbesserungspotenzial ist also sehr hoch.

Potenzial (geringe Inanspruchnahme innerhalb des Vertrags, geringer Prozentsatz von Lieferanten mit Vertrag)
Es gibt für die Einkaufspakete, die sich in diesen Quadranten befinden, nur wenige Verträge mit Lieferanten. Die Organisation hat also viel Potenzial für Verbesserungen auf dem Gebiet der Contract Compliance.
Mit der Matrix zur Ermittlung der Effizienz auf dem Gebiet der Contract Compliance bekommt eine Organisation einen Einblick in die aktuelle Situation. Die Analyse mittels der Kraljic-Matrix ist eine praktische Methode, um für jedes Einkaufspaket ein Ziel auf dem Gebiet der Contract Compliance aufstellen zu können. Eine Erläuterung zur Kraljic-Matrix befindet sich im Blog zur Kraljic-Matrix-Analyse.

Der Einfluss der Kraljic-Matrix- und der ABC-Analyse auf die Contract Compliance
contract compliance plaatje 3Contract Compliance und ABC-Analyse
Die ABC-Analyse kann die Entscheidung erleichtern, mit welchen Lieferanten ein Vertrag geschlossen werden soll, um die Contract Compliance zu erhöhen. Wenn nämlich bei allen A-Lieferanten im Rahmen eines Vertrags eingekauft wird, werden automatisch 80% des Umsatzes im Rahmen eines Vertrags getätigt.

Kraljic Matrix
Mit der Kraljic-Matrix kann ermittelt werden, welchen Stellenwert ein Vertrag hat, welche Art von Vertrag geschlossen werden müsste und welche Vertragsabsprachen wichtig sind. Für jeden Quadranten der Kraljic-Matrix ist beschrieben, welche Auswirkungen auf die Contract Compliance möglich sind.

Routineprodukte
Routineprodukte sind leicht zu beschaffen und haben einen großen Einfluss auf das Betriebsergebnis; insbesondere darf es nicht zu viel „Getue“ damit geben. Hier werden eine Bündelung von Lieferanten sowie die vertragliche Festlegung der Lieferleistungen und somit die Steigerung der Contract Compliance angestrebt.

Strategische und knappe Produkte.
Da für diese Einkaufspakete ein hohes Einkaufsrisiko besteht, ist hier eine Absicherung des Volumens wichtig. Es ist also wichtig, vertraglich festzulegen, was geliefert werden wird. Hier kann also ein hoher Prozentsatz von Lieferanten mit Vertrag angestrebt werden.

Hebelprodukte
Dies sind wichtige Einkaufspakete für den Betrieb, sie lassen sich jedoch auch leicht beschaffen. Hier kann abgefragt werden, ob der Abschluss von Verträgen immer notwendig ist. Einkäufer haben ohne Vertrag mehr Freiraum, um zu verhandeln und auf einen guten Preis zu spekulieren. Wenn erwartet wird, dass Produktpreise steigen werden, können durchaus Verträge geschlossen werden, um den niedrigen Preis festzuhalten.

Durch Klicken auf "Akzeptieren" erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies auf dieser Website einverstanden. Weitere Informationen zu unseren Cookie-Richtlinien finden Sie hier hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten