6 ideeën voor beter leveranciersmanagement
Nieuw! VendorLink TEAM: Centrale communicatie met collega’s
27 februari 2018
Hoe haal je meer uit bestaande leveranciers contracten?
6 maart 2018
 

6 ideeën voor beter leveranciers management

 
 
 
 

Een soepele en efficiënte bedrijfsvoering is voor veel organisaties sterk afhankelijk van externe leveranciers. Samenwerken met de juiste leveranciers is dan ook essentieel als het gaat om het effectief managen van de kosten, het op tijd leveren van producten en diensten en het garanderen van een goede kwaliteit.

Het juist managen van leveranciers gedurende de verschillende fases van de samenwerking, zorgt ervoor dat jouw organisatie de grootst mogelijke voordelen kan behalen uit leverancierscontracten.

Breng in kaart wie je contactpersonen zijn

Een kleine miscommunicatie met leveranciers kan resulteren in dure vertragingen. Het is daarom ook erg belangrijk om vanaf het begin duidelijk in kaart te brengen wie er binnen jouw organisatie verantwoordelijk is voor het managen van deze leverancier en wie de contactpersoon is.

De meeste grote organisaties hebben een zogenaamde contractmanager of een contractteam dat verantwoordelijk is voor alle werkzaamheden rondom leverancierscontracten. In kleinere organisaties bestaat de functie van contractmanager niet altijd en kan het onduidelijk zijn wie er verantwoordelijk is voor het leveranciersmanagement. Met als gevolg dat er niet geprofiteerd wordt van contractafspraken, er voor te hoge prijzen wordt ingekocht of buiten contracten om in wordt gekocht.

Het is daarom altijd aan te raden om één of meerdere personen verantwoordelijk te maken voor contract management. Of dat nu zijn of haar hoofdzakelijke taak zal worden, of één van de werkzaamheden, het is altijd goed om duidelijk te hebben wie het aanspreekpunt is voor leverancierscontracten.

Wanneer binnen de organisatie zelf geen medewerkers aanwezig zijn die contract management op zich kunnen nemen, wordt het proces ook vaak uitbesteed of wordt er een interim contract manager aangenomen.

Ontwikkel een standaard selectieproces en vendor rating proces

Veel organisaties zijn gewend om standaarden in contracten en werkprocessen te verwerken. Het is bewezen dat standaarden bijdragen aan het optimaliseren en efficiënter maken van werkzaamheden.

Zulke standaarden kunnen ook toegepast worden om het selectie- en evaluatieproces van leveranciers te optimaliseren.

Het ontwikkelen van een gestandaardiseerde screening biedt diverse voordelen. Allereerst zorgt het ervoor dat leveranciers op een eerlijke manier geëvalueerd en beoordeeld worden. Veel overheidsinstanties zijn verplicht om bepaalde processen te volgen bij het selecteren van nieuwe leveranciers. Een standaard selectieproces met een aantal vragen die door potentiële leveranciers beantwoord moet worden of specifieke documenten die aangeleverd moeten worden, helpt deze organisaties dan ook enorm bij het sneller, beter en effectiever selecteren van nieuwe leveranciers.

Daarnaast zijn deze standaarden direct een duidelijke basis voor nieuwe medewerkers die voor deze organisatie nog niet eerder leveranciers hebben geselecteerd.

Het ontwikkelen van standaarden voor het vendor rating proces, brengt dezelfde voordelen met zich mee. Op basis van de verzamelde data kunnen goed overwogen en continue verbeteringen toegepast worden in het vendor rating proces. Een leverancier die minder blijkt te presteren, kan als ‘inspiratie’ dienen voor het veranderen van bepaalde facetten in het contractmanagement of vendor rating proces, waardoor er in de toekomst een betere samenwerking met leveranciers kan worden gerealiseerd.

Zorg voor effectief contract management

Zoveel mogelijk uit de samenwerking met leveranciers halen? Dan is zorgvuldig contract management essentieel. Op de vraag ‘Kan ik makkelijk mijn top 100 contracten in kaart brengen?’ kunnen nog steeds veel organisaties geen antwoord geven.

De meeste organisaties kennen het belang van effectief contract management. De vraag is vaak of een gecentraliseerde oplossing de beste is, of dat het beter is om elke individuele afdeling verantwoordelijk te maken voor de uitvoer van het eigen contract management.

Er is niet één juist antwoord op deze vraag. Verschillende organisaties zullen ook verschillende oplossingen vinden die het beste passen bij hun wensen en behoeften. Ook de combinatie van gecentraliseerd en individueel contract management is een gebruikelijke oplossing.

Een organisatie kan contracten bijvoorbeeld gecentraliseerd opslaan in een gedeelde database of cloud zodat iedereen in de organisatie de benodigde informatie kan inzien en bij de juiste leverancier kan inkopen.

Daarnaast kunnen bepaalde afdelingen of medewerkers ook de bevoegdheid hebben om onafhankelijk in te kopen of contractbeslissingen te maken.

Gebruik contract management software

Contract management software zorgt ervoor dat organisaties effectiever kunnen werken. Als een organisatie al jarenlang gebruik maakt van papieren contracten in combinatie met bijvoorbeeld Excel of andere systemen, dan kan de overgang naar contract management software de ervaring rondom contracten significant verbeteren.

Het is natuurlijk de bedoeling dat zo’n software-oplossing de bestaande contract management processen stroomlijnen en verbeteren. Doe voor de aanschaf van deze software dan ook uitgebreid onderzoek naar de verschillende softwarepakketten op de markt om een keuze te maken voor de juiste software voor jouw organisatie.

Ontwikkel een betere relatie met leveranciers

De kans is groot dat organisaties die een leverancier zien en behandelen als een partner en niet als één van de honderden of duizenden, beter samen kunnen werken om de best mogelijke kans voor beide partijen te realiseren. Het ontwikkelen van een betere relatie met leveranciers is gebaseerd op de volgende pijlers:

  1. Zorg voor duidelijke en transparante communicatie
  2. Beoordeel en evalueer leveranciersprestaties, KPI’s en doelen continu
  3. Breng kansen in kaart en werk samen aan nieuwe doelen

Door gedurende de gecontracteerde periode leveranciersprestaties continu te monitoren en te evalueren met de leverancier, kun je doelgerichter en sneller gemeenschappelijke doelstellingen behalen.

Stel notificaties in wanneer contract aflopen

Het automatisch vernieuwen van leverancierscontracten levert in de meeste gevallen voordelen op voor alle betrokken partijen. Leveranciers voelen zich ‘veilig’ en hoeven zich niet continu voor te bereiden op het jaarlijks opnieuw binnenhalen van jouw organisatie.

Daarnaast wordt er veel tijd bespaard doordat bepaalde bureaucratische processen bij het contracteren van een ‘nieuwe’ leverancier niet opnieuw doorlopen hoeven worden.

Het risico van het automatisch vernieuwen van contracten is echter wel dat je als organisatie een waardevolle onderhandelingskans kunt missen.

Daarnaast is de kans op contractbreuk sterk aanwezig. Stel dat je met een leverancier van kantoorartikelen een exclusiviteitsclausule hebt afgesproken, je niet doorhebt dat het contract verlengd is en je vervolgens een jaarvoorraad aan printpapier bij een andere leverancier bestelt. Het is mogelijk dat je vervolgens aan de gecontracteerde leverancier een boete moet betalen omdat je contractafspraken niet bent nagekomen.

Stel daarom in de contract management software voor elk contract notificaties in zodat je op tijd gewaarschuwd wordt wanneer een contract afloopt of verlengd gaat worden. Dat biedt jou de kans om hier slim op in te spelen en tot betere contract- of prijsafspraken te komen.

Ook starten met contract management? De contract management software van VendorLink zorgt ervoor dat je inzicht krijgt in je contracten en contracten efficiënter kunt managen. Met als doel: een betere samenwerking met leveranciers, betere kwaliteit en lagere kosten.

 

Wanneer u op "Accepteren" klikt gaat u akkoord met het gebruik van cookies op deze website. Meer informatie over ons Cookie beleid lees je hier

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten