Gemeente Oss is een gemeente in de provincie Noord-Brabant. De grootste kern van de gemeente is de stad Oss en in totaal heeft de gemeente 91.000 inwoners die verdeeld zijn over 25 aangesloten kernen. De gemeentelijke organisatie is 700 man groot en de gemeente heeft een jaarlijkse inkoopspend van ruim 100 miljoen euro.

Henny Geenen werkt als inkoopcoördinator bij Gemeente Oss. Na 25 jaar in het bedrijfsleven te hebben gewerkt, kwam hij in 2003 bij Gemeente Oss terecht. Samen met zijn collega Peter Nederlof fungeert Henny centraal in de organisatie als inkoopafdeling. Peter Nederlof werkt sinds 1994 bij gemeente Oss en is inkoopadviseur.

Profiel

 

  • Sector: Gemeenten
  • Aantal werknemers: 700
  • Inkoopteam Gemeente Oss: 2 inkoopadviseurs, 7 operationele inkopers, 8 projectleiders aanbestedingen Werken
  • Modules in VendorLink: Spend Management & Contract Management
  • Werkt samen met VendorLink sinds: 2013

Inkoopteam Gemeente Oss

Henny Geenen vertelt: ‘Wij zijn samen de centrale inkoop van Gemeente Oss en verantwoordelijk voor beleid en advies. Daarnaast hebben we zeven operationele inkopers die elk een focus hebben op een bepaalde productcategorie. Dat zien we nog niet veel terug bij andere gemeenten, maar bij ons werkt het erg goed. We hebben één inkoper op ICT, één op facilitair, twee op openbare ruimtes, twee in de zorg en één op vastgoed. Ook hebben we acht projectleiders die aanbestedingen uitvoeren op het gebied van werken.’

Al 15 jaar lang werkt Gemeente Oss samen met omliggende gemeenten. Henny en Peter maken een inkoopplan en proberen dit vervolgens regionaal uit te zetten. ‘Ook voeren andere gemeenten gedurig een aanbesteding voor ons uit,’ vertelt Henny. ‘Het komt erop neer dat wij jaarlijks misschien vijf aanbestedingen trekken voor de regio, maar daar tien voor terugkrijgen. Het is een enorm efficiënte manier van werken.’

 

VendorLink bij Gemeente Oss

Gemeente Oss maakt nu een jaar of 5 gebruik van VendorLink. ‘We hebben al heel lang een relatie met inkoopadviesbureau COPPA CBP,’ vertelt Peter Nederlof. ‘Eens in de 3 jaar kregen we als inkoopafdeling een budget om door CBP een inkoopscan uit te laten voeren. Na een aantal jaar bood CBP ons zelf een alternatieve oplossing zodat we deze data analyse zelf konden uitvoeren. Die oplossing was VendorLink.’

 

Spend Analyse in VendorLink

Gemeente Oss maakte in het begin dan ook direct dankbaar gebruik van de spend analyse in VendorLink. ‘Voordat we VendorLink gingen gebruiken, was de inkoop erg verspreid in de organisatie. Iedere budgethouder deed zelf aanbestedingen en dat ging met vallen en opstaan. We merkten dat we beperkt inzicht hadden in de spend, wie wat uitgaf en naar welke leveranciers het geld ging,’ aldus Henny. Met de Spend Analyse konden Henny en Peter zelfstandig een analyse uitvoeren over de spend data die twee keer per jaar wordt ingeladen in VendorLink.

 

‘Ondanks dat we een grote spend hebben van ruim 100 miljoen euro per jaar, kunnen we onze spend tot in detail in kaart brengen en monitoren. We hebben het systeem zo ingericht dat we uit kunnen komen bij één factuur van één leverancier op één bepaald moment. Dankzij VendorLink weten we behoorlijk goed wat we uitgeven, wie het uitgeeft en waaraan het wordt uitgegeven.’

 

 

Contract Management in VendorLink

Na een jaar gebruik te hebben gemaakt van de spend module in VendorLink, schafte Gemeente Oss ook de contractenmodule aan. Peter Nederlof vertelt: ‘De belangrijkste reden waarom we begonnen zijn met Contract Management in VendorLink is simpelweg omdat contracten zoek waren. Daardoor werden contracten onterecht verlengd of juist niet verlengd terwijl dat wel zou moeten. We hebben een inhaalslag gemaakt en alle contracten in VendorLink gezet. Een enorme klus, want er waren ruim 150 budgethouders op dat moment die niet in de gaten hadden dat er ergens achterin de kast nog een contract lag.’

De data uit de Contract Management module van VendorLink dient voor Peter en Henny nu als input voor het inkoopjaarplan. ‘We hebben inzichtelijk wanneer contracten aflopen. We kunnen geautomatiseerd meldingen versturen naar de betreffende budgethouder en inkoper(s) en hen laten weten dat ze moeten verlengen of opzeggen.’ Volgens Peter verloopt dat proces steeds beter. ‘De combinatie met Spend Management is ook een enorm pluspunt. We weten niet alleen welke budgethouder geld uitgeeft, hoeveel en aan welke leverancier, maar ook of er een contract met de leverancier is.’

 

Inkoopjaarplan met een data analyse

Sinds dit jaar heeft de gemeente Oss voor het eerst een inkoopjaarplan met een data analyse. ‘Zo kunnen we per afdeling aangeven waar deze heeft ingekocht en daarbij ook adviezen geven waar elke afdeling volgend jaar aandacht aan kan geven,’ legt Henny uit.

 

Samenwerking met VendorLink

‘We hebben een uitstekende samenwerking met zowel COPPA CBP als VendorLink,’ aldus Peter en Henny. ‘We brainstormen samen veel over hoe we het systeem beter kunnen maken. Wij als klant hebben bepaalde wensen, maar merken ook echt dat er door beide partijen altijd wordt geluisterd. Voor ons is het belangrijk dat wij op deze manier invloed hebben op hoe de applicatie zich ontwikkeld. Niet alleen wij, maar alle gebruikers van VendorLink hebben hier vervolgens profijt van.’